المرحلة 6 من صيغة التمويل
مسار العطاءات/العروض وعملية التقييم
- ما هو مسار العروض/العطاءات؟
مسار العطاءات/العروض هو جدول بسيط أو جدول بيانات إكسيل يلخّص المعلومات الأساسية حول فرص التمويل المحتملة. يجب أن يسرد جميع فرص التمويل التي تعمل/ين عليها، سواء إعداد مقترح مشروع، أو تحديد تموضع مسبق، أو مجرد إجراء المزيد من البحث في الخلفية. يجب تحديث مسار تقديم العطاءات/العروض بانتظام وأن يتضمن المعلومات التالية:
| معلومات عن مسار العطاءات | |
| التواريخ | - تاريخ تحديد الفرصة - تاريخ توقع / إعلان الدعوة الرسمية لتقديم العروض - الموعد النهائي لتقديم مذكرة المفاهيم - الموعد النهائي لتقديم الاقتراح الكامل - التاريخ المتوقع لبدء المشروع - مدة المشروع متضمنة تاريخ البدء والانتهاء |
| الأسماء | الوصف الموجز للمانح للمشروع |
| التفاصيل المالية | - القيمة الإجمالية للفرصة - قيمة الفرصة لجمعيتك |
| وضع الفرصة | مستشرفة/ مفتوحة/نشطة/مقدمة/ضمن لائحة مختصرة/ممولة |
| مختلف | - سواء كانت الفرصة تجارية جديدة أو تجديد مشروع قائم - من هو مسؤول الاتصال الرئيسي في جمعيتك، أو المسؤول عن تطوير مقترح المشروع وتقديمه |
- ما هو قرار التقييم؟
يتم اتخاذ قرار التقييم بمجرد حصولك على معلومات كافية حول الفرصة لتقرير ما إذا كانت جمعيتك ترغب في متابعة فرصة التمويل هذه. ملخص قرار التقييم (النموذج الموضح أدناه) - المقدم إلى فريق الإدارة العليا - يلخّص لماذا أو لماذا لا يجب أن "تذهب" الجمعية للحصول على هذه الفرصة، ويجب أن تتضمن:
- معلومات أساسية حول الفرصة (من مسار العطاء)
- ما سبب أهمية الفرصة لجمعيتك- كيف يساهم ربح الأموال في تحقيق أهدافك الإستراتيجية؟
- فرصتك في الفوز:
- ما الذي تمتلكه جمعيتك والذي يحتاجه المانح، على سبيل المثال، المهارات والخبرة؟
- ما الذي تخطط له جمعيتك، والذي يبحث عنه المانح؟
- ما هي صلة جمعيتك بالمانح؟
- هل تتمتع جمعيتك حاليًا بسمعة طيبة لدى المانح؟
- مخاطر الذهاب أو عدم الذهاب إلى الفرصة
- المنافسون الرئيسيون أو الشركاء المحتملون
- الموارد التي ستحتاج جمعيتك لاستثمارها لتقديم مقترح مشروع قوي
- لماذا الحاجة إلى مسار للعروض/العطاءات وقرارات التقييم؟
يستغرق وضع العروض/العطاءات وإعدادها الكثير من وقت الموظفين ويتطلب الاستثمار. كما لا يوجد ضمانة للفوز. يحتاج كبار المديرين إلى تحديد فرص التمويل التي ينبغي على جمعيتك الاستثمار في متابعتها. الغرض من مسار العطاءات هو تزويد جمعيتك بمعلومات عن فرص التمويل القادمة، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة واستراتيجية. سيساعدك كل من مسار تقديم العطاءات وموجز قرار التقييم على:
- جمع وتحليل البحوث والمعلومات الدقيقة حول فرص التمويل ذات الصلة بجمعيتك
- مراقبة ما إذا كانت جمعيتك التي تنتمي إليها تتقدم بطلب للحصول على تمويل كافٍ لتحقيق أهداف الدخل الخاصة بك (انظر/ي النسبة أدناه)
- مراقبة ما إذا كانت جمعيتك تتبع نهجًا مستدامًا لجمع الأموال، على سبيل المثال، تجنب الاعتماد على عدد صغير من المانحين، وتجنب تنفيذ العديد من البرامج المقيّدة الكبيرة التي تنتهي جميعها في نفس الوقت
- • تخصيص الموارد بشكل فعال، على سبيل المثال، قد تكون هناك فرصتان كبيرتان للتمويل في نفس الوقت - إذا لم يكن لديك فريق عمل لإعداد مقترحَين جيدَين، يجب على كبار المديرين تحديد أيهما له الأولوية
- نصيحة : النسبة بين:
- قيمة العطاءات التي تم تحديدها
- قيمة العطاءات المقدمة، و
- قيمة العطاءات التي تم الفوز بها
يجب أن تبدو هذه النسبة أقل شبهاً بـ (أ) وأكثر مثل (ب) عندما تفوز/ين بالمزيد من العطاءات:
تحديد قيمة العطاءات
قيمة العطاءات المقدمة
قيمة العطاءات التي تم الفوز بها
أ
ب
من المفيد مراقبة هذه النسبة حيث تفيدك عما يلي:
- قيمة العطاءات التي يجب عليك تحديدها وتقديمها لتأمين مبلغ معين من التمويل:: بمرور الوقت، يمكن لجمعيتك استخدام هذا لقياس معدل الفوز الخاص بك
- مقدار ما تستثمره في حشد الموارد - للتأكد من أن استثمارك يؤتي ثماره
- إذا حددت الكثير من فرص التمويل ولكنك تقدمت بطلب للحصول على القليل فقط - فقد يعني هذا أنك تفتقر/ين إلى الموارد أو القدرات
- إذا حددت الكثير من فرص التمويل، وتقدمت بطلب للحصول على الكثير، لكنك ربحت القليل فقط - قد يعني هذا أنك تفتقر/ين إلى المهارات أو القدرات
- كيف تحافظ على مسار العطاء؟
سوف تجد/ي المعلومات التي تحتاجها/ينها لمسار العطاء الخاص بك وموجزات قرارات التقييم من خلال المصادر المتاحة للجمهور، على سبيل المثال، قوائم الخدمات أو مواقع الجهات المانحة أو بواباتها، وبشكل غير رسمي، من خلال جمع المعلومات الخاصة بك أثناء التشبيك وبناء العلاقات مع الجهات المانحة والشركاء. تتضمن النصائح الرئيسية ما يلي:
- إذا كنت قد اكتشفت للتو فرصة كبيرة من خلال رؤية دعوة لتقديم مقترحات المشاريع، فمن المحتمل أن يكون الوقت قد فات لتقديم عرض جاد؛ عندما تسمع/ين شائعة، أو تجري/ين مناقشات غير رسمية حول التمويل المحتمل - عندها يجب أن تستمر/ي في مسار العطاء الخاص بك
- يجب أن يكون لكل فرصة تمويل شخص محدد مسؤول عن تتبعها، والحفاظ على المعلومات محدثة وإعداد موجز قرار التقييم
- إذا سمعت معلومات جديدة حول فرصة ما، فقد تحتاج/ين إلى إعادة تقييم قرار التقييم
- قد يكون من المفيد الاحتفاظ بسجل موجز عن سبب قرار جمعيتك عدم تقديم العطاء أو سبب عدم موافقة أحد المانحين على اقتراحك
للمزيد من المعلومات حول وضع خارطة باهتمامات المانحين في المرحلة 3: ملاءمة من صيغة التمويل.