المرحلة 5 من صيغة التمويل
تنظيم وتخطيط اجتماع مع الجهة المانحة
- لماذا يجب تنظيم إجتماع مع الجهة المانحة
اجتماع المانحين هو فرصة لجمع المانحين الحاليين والمانحين المحتملين معًا ، سواء لبضع ساعات أو ليوم أو يومين. يمكن أن تكون فرصة جيدة لـ:
- شارك/ي مع المانحين بعض التطورات الرئيسية الخاصة بجمعيتك
- أطلب/ي مساهمة الجهات المانحة في إطار العمل الاستراتيجي الجديد لجمعيتك أو البرنامج الجديد الذي تخطط له على سبيل المثال
- أطلب/ي من المانحين الحاليين المصادقة على عمل جمعيتك أمام مانحين محتملين أو جدد
- قبل البدء بالتخطيط
عند التخطيط لاجتماع للمانحين الحاليين والمحتملين لجمعيتك، من المهم التفكير في سبب تخطيطك له وما تريد/ين تحقيقه. يعتمد نجاح اجتماع المانحين على قيامك بإرساء أسباب واضحة لتنظيمه، وتقييم كيف سيساعد في تحقيق الأهداف الإستراتيجية لجمعيتك. فكّر/ي في التالي:
س. لماذا تريد/ين استضافة اجتماع المانحين؟
من المفيد التفكير مليًا في ما سيحققه اجتماع المانحين لجمعيتك، وكيف سيساهم اجتماع المانحين على وجه التحديد في الأهداف والخطط البرامجية المعلنة لجمعيتك.
س. ما هو الهدف؟
ما هي الرسالة الشاملة التي سترسلها جمعيتك إلى المانحين؟ ما الذي تريد جمعيتك الحصول عليه من المانحين الحاليين أو المحتملين؟ كيف ستستفيد جمعيتك - واستراتيجيتها التشغيلية - من اجتماع المانحين؟
تبعاً لهدف الاجتماع، فكّر/ي في نوع الاجتماع الأكثر ملاءمة. ربما يكون الاجتماع لمدة ساعة مع عدد قليل من الأشخاص مناسبًا، أو ربما يتطلب الأمر حدثًا أكبر وبطابع رسمي أكثر.
س. كيف سيستفيد المانحون من الاجتماع؟
تذكّر/ي أن وقت المانحين محدود وثمين، لذا يجب أن تتأكد/ي من أن المانحين يعرفون سبب دعوتهم لقضاء الوقت مع جمعيتك وما الذي من المحتمل أن يخرجوا منه.
- التخطيط لاجتماع مع المانجين
1.3 سيساعدك الإطار المنطقي السريع
سيساعد وضع إطار منطقي قصير جمعيتك على التركيز على سبب تخطيطك لاجتماع المانحين، وما الذي تأمل/ين في تحقيقه، وكيف تعرف/ين أنك حققت ذلك. لذلك يجب أن يتضمن الإطار المنطقي الخاص بك ما يلي: بعض النتائج الرئيسية؛ بعض المخرجات الرئيسية؛ بعض الأنشطة.
لا تنس/ي إضافة بعض المؤشرات حتى تتمكن/ي من قياس نجاح الحدث. هذا يمكن أن يشكّل الآن الإطار المنطقي الخاص بك. في ما يلي مثال عن ذلك:
| الهدف | المؤشرات الرئيسية |
| زيادة اهتمام المانحين وتمويل جمعيتك | زيادة عدد فرص التمويل وزيادة قيمة تمويل المانحين بالدولار |
| النتيجة | |
| زيادة عدد المانحين لجمعيتك وتنويعهم | زيادة عدد المانحين المهتمين بتوفير الدعم زيادة أنواع المانحين الذين يقدمون الدعم |
| المخرجات | |
| إثبات مصداقية جمعيتك | يتم تضمين المصداقية في عرضك التقديمي للمانحين وفي مناقشاتك مع المانحين وفي المواد التي تقدمها لهم: راجع/ي قوائم التحقق من المصداقية في المرحلة 2 |
| إثبات ملاءمة جمعيتك | يتم تضمين الصلة/الملاءمة في عرضك التقديمي للمانحين، وفي مناقشاتك مع المانحينن وفي حزمة المواد التي تقدمها لهم: راجع/ي قوائم التحقق من الملاءمة في المرحلة 3 |
| زيادة ظهور جمعيتك، والوعي بمجال عملك | عدد المجالات الجديدة لعمل جمعيتك وبرامجها الجديدة التي يعي بها المانحون حالياً |
| بناء وتمتين علاقات جمعيتك مع المانحين والشركاء | المعلومات التي جمعتها خلال اجتماع المانحين والتي ستساعد في إغناء إستراتيجية حشد الموارد الخاصة بك، أو ستساعد في تحديد فرص التمويل لجمعيتك |
| الأنشطة | |
| خطاب رئيسي من قبل المانحين الحاليين لتأييد عمل جمعيتك أمام المانحين المحتملين | الخطاب الرئيسي الذي يدلي به المانح الحالي (المانحون الحاليون) |
| تشارك إطار العمل الاستراتيجي الجديد لجمعيتك | يتم تضمين إطار العمل الإستراتيجي الجديد في عرضك التقديمي والمناقشات في الاجتماع |
| تقديم المناهج الجديدة / المبتكرة التي تعتمدها جمعيتك لتوفير الصحة الجنسية والإنجابية | تم تضمين أساليب جديدة في عرضك التقديمي والمناقشات في الاجتماع |
| تشارك إنجازات المناصرة الأخيرة والدور الذي لعبته جمعيتك بهذا الصدد | يتم تضمين إنجازات المناصرة في عرضك التقديمي والمناقشات في الاجتماع |
2.3 قائمة الضيوف
فكّر/ي مليًا في من ستوجه الدعوات إليه. فكّر/ي في التالي:
س. من هم المانحون الحاليون والمانحون المحتملون والشركاء الذين ستقوم/ين بدعوتهم ولماذا؟
كيف سيساهم هؤلاء المانحون وحضورهم في نجاح الاجتماع؟ ماذا سيكون/ستكون دورهم (أدوارهم)؟ ابحث/ي بعناية على مواقع الويب مثل لينكد إن للحصول على تفاصيل مهنية حول ضيوفك.
س. ما هي الرسائل التي تريد/ين أن ترسلها/يها لهم؟
فكّر/ي في ما يمكنك فعله للمانحين، وكيف سيستفيدون من الرسائل التي تقدمها/ينها لهم.
3.3 شجّع/ي المانحين على الحضور
سيشجع موضوع ما أو أمر يجذب الإنتباه المانح على حضور الاجتماع:
- • يمكن أن يتعلق الموضوع، على سبيل المثال، بعطلة عامة أو تاريخ مثير للاهتمام يتم التخطيط للاجتماع فيه - أحداث خاصة مثل اليوم العالمي للمرأة (8 مارس)، واليوم الدولي للفتاة (11 أكتوبر)، واليوم العالمي للإيدز (1 ديسمبر) – اختر/إختاري اليوم الذي يتناسب مع فاعلية لدى جمعيتك، وقد يكون له أيضًا معنى خاص بالنسبةإلى المانحين
- يعني أمر يجذب الإنتباه - إذا كان هناك توافق وثيق مع مصالح وأولويات المانحين، فمن المرجح أن يحضر المانحون الإجتماع
4.3 بعض المهام والنصائح العملية
قبل الإجتماع:
- اختر/إختاري مكانًا / فندقًا: هل يقضي الضيوف الليلة؟
- ضع/ي مسودة بقائمة الدعوة
- أرسل/ي بريدًا إلكترونيًا "احفظ التاريخ" إلى جميع الضيوف المحتملين، مع نموذج قبول ومعلومات عن المكان / الفندق و موعد نهائي لتلقي الردود على الدعوات
- بمجرد استلام جميع الردود على الدعوات، يمكن إنشاء قائمة الحضور: يعد مستند إكسيل هذا مهمًا للمساعدة في إرسال بريد إلكتروني إلى الضيوف، وإعداد شارات الأسماء، ويجب أن يحتوي على التفاصيل التالية للحضور: الدولة، والاسم الكامل، والمنظمة، والمسمى الوظيفي، وعنوان البريد الإلكتروني، وأية ملاحظات أخرى
- إنطلاقاً من الردود على الدعوات، خطط/ي مع المكان / الفندق لجميع الاستعدادات للاجتماع:
- عدد المندوبين
- التفاوض على الأسعار
- اتخاذ قرار بشأن تصميم غرفة الإجتماع على سبيل المثال، هل سيكون نمط الملهى / المقهى، على شكل حرف U؟
- جميع المتطلبات السمعية والبصرية
- تنظيم حفل استقبال أو غداء؛ ما إذا كانت هناك أي متطلبات غذائية – تذكر/ي المشروبات وكذلك الطعام
- إذا تمت دعوة المتحدثين الضيوف (الجهة المانحة، أو حكومة، أو عضو مجلس إدارة، أو متطوع(ة)؟) ، فتأكد/ي من توفر جميع متطلباتهم اللوجستية، مثل النقل وحجوزات الفندق
- إن أحد العناصر الأساسية لنجاح الاجتماع هو إتقان إعداد جدول الأعمال والتخطيط له
- بمجرد إعداد جدول أعمال ثابت، يمكن توزيع حزمة المشاركين مع جميع المعلومات اللوجيستية وجدول الأعمال على المانحين (على الرغم من أنه يجب أن تذكر/ي للمانحين أن جدول الأعمال قد يتغير)
- بناءً على جدول الأعمال، سيحتاج المتحدثون / المقدمون الرئيسيون إلى البدء في إعداد محتوى عروضهم التقديمية
- أن يكون لديك نموذج موحد لعروض الباوربوينت بحيث تبدو جميع العروض التقديمية موحدة ومنظمة
- يُنصح أيضًا بالحصول على بعض "الشرائح الثابتة" بحيث تظهر خلفية احترافية عند عدم تقديم المتحدثين
- بناءً على حضور المانحين، ضع/ي وثيقة سيرة ذاتية للمانحين للاستخدام الداخلي فقط؛ هذا مفيد لجمعيتك لأنه يتيح محادثة أكثر استهدافًا
- هناك حاجة إلى الكثير من التحضير قبل اجتماع المانحين مباشرة، على سبيل المثال:
- تحقق/ي من جميع أوقات الاستراحة ووجبات الغداء مع الفندق وتأكد/ي من أن ذلك يتوافق مع جدول أعمالك
- تأكد/ي من توفر جميع متطلبات الربط بين الكمبيوتر ومكبرات الصوت
- تأكد/ي من أن جميع لوحات الأسماء وشارات الأسماء مطبوعة وجاهزة
- تأكد/ي من إوضع استمارة جيدة للتقييم، بحيث يمكنك الحكم على ملاحظات الضيوف
- تأكد/ي من طباعة جميع الأوراق والعروض التقديمية وجدول الأعمال وما إلى ذلك بالألوان وتجليدها إذا لزم الأمر
- تأكد/ي من أن جميع مواد التسويق وحشد الموارد جاهزة لأخذها إلى مكان الحدث، على سبيل المثال، جميع المواد جاهزة ومعبأة في صناديق، مع أي أدوات مكتبية احتياطية / إضافية
- تأكد/ي من أن جميع العروض التقديمية / الكلمات جاهزة وفي بعض الحالات مطبوعة ليأخذها المانحون معهم
- إذا كنت تعرض/ين أفلامًا، فتأكد/ي من تضمينها في عروض باوربوينت التقديمية وأن لديك مسؤولاً فنيًا سمعيًا بصريًا يمكنه المساعدة في أي متطلبات سمعية وبصرية وتقنية المعلومات / الإشارات التقنية
- تأكد/ي من أن خطة الجلوس في مكانها وأن كل مندوب لديه نسخته الخاصة من خطة الجلوس عند دخوله المكان
- إذا كنت تقدم/ين مفاتيح USB أو هدايا تسويقية أخرى، فتأكد/ي من أنها جاهزة، على سبيل المثال، أن يتم تحميل مفاتيح USB مسبقًا بالوثائق والعروض لأن هذا قد يستغرق وقتًا طويلاً!
- قم/قومي بتنظيم تدوين الملاحظات للاجتماع وتأكد/ي من أن لديك أجهزة كمبيوتر محمولة كافية لهذا الحدث
خلال الإجتماع:
تأكد/ي من وجود موظفين إداريين، للمساعدة في أي طلبات، على سبيل المثال، درجة حرارة الغرفة، والطباعة، وتوزيع المستندات، وحفظ العروض التقديمية في اللحظة الأخيرة وما إلى ذلك.
بعد الإجتماع:
تأكد/ي من أن لديك موظفين يوزعون - ويجمعون - إستمارات التقييم؛ ومتابعة المعلومات عن المانحين أو طلبات للمانحين في أسرع وقت ممكن.