المرحلة 6 من صيغة التمويل
تطوير ميزانية
- كيف تضع/ين ميزانية لمقترحك
يعد تطوير الميزانيات لمشروعك أو منظمتك مهمة تستغرق وقتًا طويلاً.
تشير ميزانية المشروع ببساطة إلى وثيقة تحدد كيفية تخصيص الأموال لتنفيذ الأنشطة الموضحة في المقترح. تعطي الميزانية صورة واضحة لجميع النفقات التي ينطوي عليها تنفيذ المشروع. باختصار، الميزانية هي وصف للمشروع بالأرقام. في حين أن هناك العديد من الطرق لتنظيم الميزانية، فإن معظمها يتكوّن من قسمين رئيسيين: الإيرادات والنفقات.
- يشمل الدخل جميع مصادر تمويل المشروع - المنح والتبرعات وقيمة الهدايا العينية وقيمة ساعات التطوع والدخل المكتسب والأموال المطابقة وما إلى ذلك.
- تعداد المصروفات أو النفقات كيف وأين سيتم إنفاق هذه الأموال. يمكن تفصيل النفقات وتلخيصها حسب الفئة أو النشاط وما إلى ذلك.
من المهم أيضًا ملاحظة أن ميزانيات المشاريع ليست سوى واحدة من أنواع الميزانيات العديدة التي قد تحتاج المنظمات غير الحكومية إلى صيانتها. تتضمن أخرى ميزانيات التشغيل والبرنامج والإسقاط.
غالبًا ما تكون الميزانية عبارة عن تنسيق بسيط مرفق بمقترح مشروع وتحتاج إلى تعبئته وفقًا للأنشطة والاستراتيجيات المقترحة في المشروع. ومع ذلك ، عندما تبدأ في فتح اقتراح عكسيًا ، ستدرك أن الميزانية عنصر حاسم في المشروع. في الواقع ، تحدد الميزانية حدود المشروع. الميزانية هي أيضًا أحد العوامل المحددة النهائية للمشروع لتلقي تمويله. إذا كانت الميزانية مرتفعة للغاية ، فقد يطلب منك المانح تقليلها أو ، في بعض الحالات ، رفض الاقتراح بأكمله إذا كانت عملية تقديم طلبات تنافسية للغاية.
لذا فإن فهم الميزانية وتطويرها هو تمرين مهم لعملية تطوير المقترح الخاص بك. بعبارة أخرى، "إنه برنامج موضح من الناحية النقدية".
نحن بحاجة إلى ميزانية ليس فقط لتخطيط نفقات مشروعك ولكن أيضًا لإقناع المانحين بأنك ستقدم/ين قيمة لأي أموال سيمنحونها للمشروع.
- ما الذي تبحث عنه الجهة المانحة في المقترح؟
مقترح المشروع هو وثيقة طويلة تتكوّن من عدة مكوّنات مختلفة. هناك مقدمة، وخلفية، وشرح لتسويغ المشروع؛ هناك بالطبع أهداف وغايات واستراتيجيات. ولكن ما هي تلك الصفحة الوحيدة في المقترح التي سيلتفت إليها كل مانح وينظر إليها قبل اتخاذ قرار نهائي؟
لكل مانح، من المهم أن تكون هناك شفافية في عملية تطوير وتنفيذ المشروع. تتضمن الشفافية أصحاب المصلحة ومشاركة الأفكار وبناء المشروع مع كل نشاط مرتبط بغايتك وأهدافك.
الشيء الرئيسي الوحيد الذي يؤثّر على معظم المانحين هو ميزانيتك. يقرأ بعض المانحين مقترحك بشكل عكسي للتأكد من أن الميزانية المقترحة ضمن التوقعات المعقولة. إذا كانت الميزانية مرتفعة للغاية (أو حتى صغيرة جدًا)، فلن يقرأ المانح بقية المستند.
عندما تقوم/ين بتطوير مقترح مشروع، فأنت بحاجة إلى التحقق من إرشادات التطبيق لمعرفة ما إذا كان قد تم ذكر حدود الميزانية. إذا لم يكن الأمر كذلك، اجمع/ي معلومات عنها. يمكنك الاتصال بالوكالة المانحة أو البحث عن مشاريع سابقة لمعرفة حدود الميزانية.
- ما هي أنواع الميزانية؟
هناك نوعان من الميزانيات: الميزانية النشاط والميزانية القائمة على البنود.
- تغطي ميزانية النشاط التكاليف المطلوبة لتنفيذ نشاط المشروع. على سبيل المثال، إذا كان مشروعك يقوم ببناء قدرات المجتمع المدني، وكنت تنظم/ين ورش عمل كجزء من النشاط، فإن تنظيم ورش العمل ينطوي على تكاليف: هناك تكاليف لتوظيف الأشخاص، وحجز مكان، وتأمين الطعام والإقامة والمواد. عند تطوير ميزانية النشاط، تحتاج/ين إلى تقسيم كل نفقة على النحو المبين أدناه. تأكد/ي من إدراج تكاليف الوحدة لكل نفقة.
- يمكن أن تكون الميزانية القائمة على البنود معقدة. تتطلب منك الميزانية القائمة على البنود تقديم الميزانية ضمن مجالات واسعة. كما يرد في الصورة أدناه، هناك فئات (في معظم الحالات، يتم تقديمها من قبل المانحين في تنسيقات العروض) والمطلوب منك تبويب الميزانية بحسب هذه الفئات. يفضل المانحون الرئيسيون مثل الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية والمفوضية الأوروبية أن تكون ميزانياتهم بنودًا متسلسلة.
- كيف يمكنني وضع ميزانية المشروع؟
يحتوي مقترح المشروع على عدة مكوّنات مثل أهداف المشروع وغاياته ونتائجه واستراتيجياته وأنشطته. الطريقة المثلى للبدء في تطوير ميزانية المشروع هي النظر إلى أنشطة مشروعك. على الرغم من أن عملية تطوير المشروع تتطلب منك الانتقال ذهابًا وإيابًا بين الأهداف الأساسية والفرعية والاستراتيجيات والأنشطة والعودة مرة أخرى، بمجرد أن تصبح أنشطتك جاهزة، تكون قد حققت المستوى المنشود من الوضوح.
بغض النظر عن مدى تعقيد تنسيق الميزانية لتقديم المقترح، فإن الخطوة الأولى هي تدوين جميع أنشطتك وإرفاق التكاليف بها. هذه هي أكثر الطرق منطقية وسهولة لإعداد ميزانية لمقترح ما.
- التكاليف الأخرى التي يمكن ذكرها بصرف النظر عن تكاليف النشاط في ميزانية المشروع
تشدد الوكالات المانحة على أهمية تغطية تكاليف النشاط. في الواقع، يمكن لبعض المانحين فقط تمويل الأنشطة. ومع ذلك، بالنسبة إلى مقترحات المشاريع الأكبر، ستكون هناك نفقات عامة وتكاليف موظفين تضاف إلى الأنشطة المدرجة. لتنفيذ الأنشطة، يجب أن يكون لديك موارد بشرية ومكتب وآليات تشغيلية أخرى. غالبًا ما تندرج هذه التكاليف ضمن الميزانية القائمة على البنود.
يمكن أن تكون الموارد البشرية عبارة عن تكاليف رواتب موظفي المشروع أو مساعدي المشروع أو المحاسب أو المستشارين المسؤولين عن تنفيذ الأنشطة. تعتبر تكاليف التشغيل مثل الإيجار والهاتف والسفر ضرورية لدعم التنفيذ الناجح لمشروعك.
يجب أيضًا تضمين تكاليف المتابعة والتقييم في الميزانية. في معظم تنسيقات مقترحات المشاريع، يطلب المانحون من المنظمات غير الحكومية تقديم خطة متابعة وتقييم. قد تتطلب هذه الخطة تكاليف إضافية مثل تعيين مقيِّم خارجي أو إجراء أعمال بحثية إضافية. يمكن ذكر التكاليف المرتبطة بهذه العملية في الميزانية.
يمكن إضافة التكاليف الطارئة إذا كانت منظمتك غير الحكومية تعمل في وضع متقلب حيث الظروف هشة وغير متوقعة. وعليه، تدعو الحاجة إلى تبويب/تصنيف التكاليف وشرحها.
- كيف يتم إحتساب وقت الموظفين في ميزانية المشروع؟
في بعض تنسيقات مقترح المشروع، من الإلزامي تضمين"وقت الموظفين" أو "عدد ساعات العمل" في المشروع، حيث أن كبار المانحين دقيقون للغاية بشأن هذه التفاصيل ويطلبون حسابات محددة للغاية: فهم يتوقعون أن تكون الميزانيات واضحة بأدق التفاصيل.
يمكن أن تكون الرواتب جزءًا حساسًا من ميزانية المشروع - حتى بالنسبة إلى المانحين. من المهم للمنظمات غير الحكومية أن تكون شفافة تمامًا بشأن هذا الجزء من الميزانية. يسعد المانحون بتغطية الرواتب إذا كان هناك ما يبرر ذلك بشكل مناسب. يجب:
- إحتساب عدد الساعات / الأيام التي يخطط الموظفون لتكريسها للمشروع
- عكس ظروفك المحلية ومعدل رواتب السوق المحلي
- عدم تضخيم تكاليف الرواتب بدون داع: لتبرير أنك تدفع/ين الراتب وفقًا لسعر السوق المحلي، يمكنك الرجوع إلى بعض الأمثلة مثل الرواتب الحكومية أو رواتب المشاريع الأخرى
- كيف يمكنني تضمين التكاليف العامة في ميزانية مشروعي؟
تشير التكاليف العامة إلى تلك النفقات التي تطلبها المنظمة لإدارة عملياتها ولا تغطي أي مصروفات مباشرة لأنشطة المشروع. ومع ذلك، فإنها لا تزال تشكّل جزءًا من العديد من ميزانيات المشاريع.
يمكن أن تشمل النفقات العامة إيجار المكتب، ونفقات الهاتف، ورسوم المحاسبة، ورواتب الموظفين لدى المنظمة، والإصلاحات، واللوازم، والسفر وما إلى ذلك.
يجب عليك أولاً الرجوع إلى إرشادات تقديم المقترح لمعرفة ما إذا كانت الوكالة المانحة تسمح لك بتضمين النفقات العامة أو النفقات الإدارية في مشروعك. يقوم بعض المانحين بتمويل الأنشطة فقط ويقترحون التكاليف العامة التي يجب تغطيتها من جهات أخرى.
يريد جميع المانحين تقريبًا من المنظمات غير الحكومية تحديد نسبة مئوية معينة من الميزانية الإجمالية للمشروع للنفقات العامة. في معظم الحالات، يجب أن تكون 10٪-15٪. بمجرد الموافقة على مشروعك، قد يكون هناك مجال لمراجعة الميزانيات؛ يمكنك التفاوض مباشرة مع الجهة المانحة لزيادة التكاليف العامة.
- ما هي المساهمة المقابلة وكيفية الوصول إليها؟
في بعض الأحيان، تشير طلبات تقديم العروض والمبادئ التوجيهية الأخرى لمقترح المانحين إلى أنه سيتم تقديم نسبة معينة فقط من التمويل للمشروع. إذن من أين سيأتي الباقي؟
- الموارد الخاصة
- وكالة مانحة أخرى
- المجتمع المستفيد
- السلطات المحلية
أحد العناصر المهمة للمساهمة المقابلة هو أنه ليس بالضرورة أن تكون في شكل نقدي. يمكنك أن تشرح/ي للمانح أنك أو المجتمع المستفيد على استعداد لتقديم مساهمة عينية للمشروع. يمكن أن تكون المساهمة العينية عبارة عن مساحة مكتبية لمنظمتك، أو وقت الموظفين لبعض الموظفين الحاليين، أو التمويل الأساسي لجمعيتك. يمكن أن تكون المساهمة العينية من المجتمع في شكل أرض ويد عاملة ويمكن تقييم التكاليف - بأسعار السوق الحالية - وإظهارها في الميزانية.
- إستخدامات أخرى للميزانيات
يمكن أن تفيد الميزانية المانح بالكثير عن المشروع والمنظمة غير الحكومية أكثر من مجرد أسعار السلع. ينظر المانحون إلى الميزانية لمعرفة:
- الشفافية - هل أنت على استعداد لمشاركة رواتب الموظفين والتكاليف العامة ومصادر الدخل الأخرى؟
- القيمة مقابل المال - ما هي قيمة تأثيرك مقارنة بتكلفة مشروعك؟
- القدرة - هل يُظهر تاريخك المالي أنك قادر(ة) على إدارة برنامج بكفاءة؟
- التنافسية - كيف تقارن/ين تكاليفك بالمتقدمين الآخرين؟
- اتباع الإرشادات - هل قرأت تعليمات المانح والتزمت بها؟
نصائح سريعة لكتابة ميزانية رائعة
تم تحديد الميزانية هي أحد أهم أجزاء المقترحاعتبرها/يها شرحًا لمشروعك بالأرقام. إذا كنت تعمل/ين بشكل جيد في ما يتعلق بميزانيتك، فسوف يرى المانح على الفور أنك تعرف/ين ما الذي تتحدث/ين عنه وأنك خبير(ة) في مجالك.
لكن الكثير من الناس يخشون الميزانيات ويحاولون تجنبها كلما أمكن ذلك. بينما تترك الكلمات الكثير من المساحات المفتوحة، يمكن أن تكون الأرقام مخيفة وأكثر دقة. في ما يلي 10 نصائح سريعة حول كيفية كتابة ميزانيات رائعة والتغلب على مخاوفك.
- عدم تأجيل وضع الميزانية للنهاية
يخشى كثير من كاتبي المنح الميزانيات ويتركونها للنهاية. إذا قمت بذلك، فإنك تخاطر/ين بالتسرع بها وعدم بذل قصارى جهدك لتحضيرها. لا ترتكب/ي هذا الخطأ.يجب أن تتطور الميزانية مع مقترحك ويجب أن تعمل/ي عليها باستمرار أثناء تطوير مشروعك. إذا كنت تعمل/ين عليها في وقت واحد، فلن يكون لديك هذه المهمة المخيفة والمجهدة في النهاية.
- التأكد من حيازة جميع الأرقام الصحيحة
لكتابة ميزانية صحيحة وسليمة، تحتاج/ين إلى معرفة أسعار الأشياء. تأكد/ي من أنه يمكنك معرفة هذه الأرقام ولديك الموارد اللازمة للقيام بذلك. في بعض الأحيان، قد يكون الأمر سهلاً مثل البحث عبر الإنترنت، وفي أحيان أخرى، قد يستغرق الأمر مزيدًا من الوقت إذا كان عليك استشارة أشخاص من مجموعة المستفيدين الخاصة بجمعيتك. تأكد/ي من حصولك على الأرقام الصحيحة في الوقت المناسب.
- إختيار تنسيق واحد والإلتزام به
من المهم جدًا أن تتبع ميزانيتك تنسيقًا يسهل فهمه ويقدم لمحة عامة جيدة. تأكد/ي من أن التنسيق ليس صحيحاً فحسب، بل جميل الشكل أيضًا. يمكنك تنظيم ميزانيتك حسب النشاط أو حسب البند.
- التحقق من طريقة الحساب - ليس مرة واحدة فقط
من الأهمية بمكان أن تتحقق/ي من حسابات ميزانيتك - ليس مرة واحدة فقط. إذا ارتكبت خطأ إضافة بسيطًا في مكان ما، فقد تخرج كامل ميزانيتك عن السكة الصحيحة وقد يترك هذا انطباعًا سيئًا للغاية. تأكد/ي من دقة الأرقام وورودها في المكان الصحيح. أطلب/ي من شخص ما أن يراجعها معك، للتأكد بنسبة 100٪ من دقتها.
- إجراء الحسابات بشكل واقعي
لدى كتابة ميزانيتك، يجب أن تعمل/ي دائمًا بأرقام واقعية. لا تخفض/ي السعر أو تفرط/ي في رفع السعر، لأن كلا الأمرين يمكن أن يصبح مشكلة بالنسبة إليك. إذا ذكرت أسعارًا منخفضة جدًا، فستواجه/ين مشكلات في تنفيذ مشروعك لاحقًا. إذا ذكرت أسعاراّ مرتفعة جدًا، فقد يلاحظ المانح ولا يمنحك المنحة. كن/كوني واقعيا (ة) في ميزانيتك.
- التأكد من تضمين كل شيء
هناك العديد من أنواع التكاليف المختلفة التي يمكنك ويجب عليك تضمينها في ميزانيتك. تأكد/ي من مراعاة كل منها. هل قمت بتضمين تكاليف النقل والغذاء للورش والقرطاسية ورواتب المدربين؟ كل هذه الأشياء تكلف مالًا ويجب أن تكون جزءًا من الميزانية. إذا توجب عليك إظهار دفعة مشتركة،فيمكنك أيضًا تضمين مساهمات المستفيدين، حتى لو كانت عينية أو على شكل أعمال منفذة.
- الحرص على أن تكون كتابة الميزانية نشاطاً جماعياً
لا تكتب/ي الميزانية بنفسك. صحيح أنه يتوجب على شخص واحد الإمساك بزمام المبادرة في المشروع، لكن يجب الحرص على الحصول على مدخلات من مختلف الأشخاص في منظمتك. قد يفوتك شيء ما أو تفتقر/ين إلى المعرفة التفصيلية في بعض المجالات. إستفد/إستفيدي من خزان المعرفة الجماعية لدى منظمتك.
- التفكير في التضخم وأسعار الصرف
لدى كتابة ميزانية لمقترح مشروع، يجب أن تضع/ي في اعتبارك تغيير الأسعار. إذا كنت تعيش/ين في دولة ذات معدل تضخم مرتفع أو كنت تعمل/ين في مجال من المحتمل أن ترتفع فيه أسعار الأصول، فقم/فقومي بتضمين هامش لذلك في مقترحك. وينطبق الأمر نفسه على أسعار الصرف إذا كان عليك كتابة المقترح بعملة مختلفة، فتأكد/ي من تضمين هامش للتغييرات المحتملة في سعر الصرف.
- شرح التكاليف غير العادية
تأكد/ي من أن ميزانيتك تشرح ذاتها بذاتها. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى مزيد من التفسيرات، فتأكد/ي من أن التفسيرات موجودة ويسهل العثور عليها. إهتم/ي بالتكاليف المرتفعة بشكل غير عادي لإقناع المانح بأنك لا تحاول/ين إستغلاله.
- الطلب من شخص ما تصحيح ميزانيتك في سياق تقديم مقترحك
أسوة بمقترح المشروع، تحتاج ميزانيتك أيضًا إلى التدقيق اللغوي.لقد تحدثنا بالفعل عن مدى أهمية توخي الدقة في الأرقام. من المهم أيضًا أن تتناسب ميزانيتك مع مقترحك. قد تكتب/ين أحياناً الميزانية أولاً وتنسى/ين إضافة نشاط لاحقًا. تأكد/ي من أن شخصًا ما سيتولى مراجعة المقترح بأكمله قبل تقديمه.