المرحلة 6 من صيغة التمويل
كتابة مقترح ناجح
- ما تحتاج/ين إلى معرفته عند كتابة مقترح التمويل
تعد كتابة مقترح عملية تنافسية تتجاوز بكثير نسج الكلمات معًا لإقناع أحد المانحين بالوثوق بجمعيتك من خلال تمويل تنفيذ مشروع أو توفير السلع أو تقديم الخدمات. يتضمن تطوير مقترح فائز التخطيط والبحث والكتابة والمراجعة والمتابعة، حيث يمكن للأخطاء الطفيفة أن تؤدي إلى استبعاد المقترح.
- تحديد وتوفيق الأهداف
من المحتمل أن يكون الهدف قصير المدى لجمعيتك هو الفوز بتمويل من خلال مقترحك! لكن جمعيتك لديها أيضًا مهام طويلة المدى، ولكل فرصة فردية للتمويل هدف أيضًا. لتطوير المقترحات الفائزة، من المهم البناء على هدفها الأساسي - يجب توضيح ذلك في كل مقترح.
يحتاج فريق المقترح الخاص بك إلى توضيح كيفية توافق مهمة جمعيتك مع أهداف فرصة التمويل: "كيف تتوافق قدرات جمعيتنا مع ما يريد هذا المانح تحقيقه؟ كيف يمكننا أن نظهر أننا متحمسون لتحقيق نفس النتائج التي يرغبون فيها، وأننا نملك أفضل الوسائل لتحقيقها؟". إنطلاقاً من الحرص على التوافق، يمكن لفريق المقترح الخاص بك أن ينسج سردًا مقنعًا وفريدًا في مقترحه من شأنه أن يبيّن التوافق بين جمعيتك والجهة المانحة.
- سرد قصة واضحة ومتسقة
لا ينبغي أن يغرق المحتوى الفني في سرد القصص: هذا هو الجانب الذي من المرجح أن يقنع المانح بأن مشروعك يستحق الاستثمار. اسأل/ي نفسك ما إذا كان مقترحك يحكي قصة: يجب أن يعكس المبادئ التنظيمية والخبرة والنتائج القائمة على الأدلة والآثار لتحسين حياة المستفيدين.
يجب أن توضح المقترحات أيضًا نظريتك في التغيير بوضوح. اشرح/ي كيف ستحقق جمعيتك النتائج التي ينشدها المانح بطريقة آسرة وجذابة، وستتميز عن الآخرين.
- راجع/عي مقترحك
كلما زادت خبرة جمعيتك في كتابة المقترحات، زادت سهولة ارتكاب الأخطاء! الأخطاء النحوية أو البنية الضعيفة أو التناقضات البسيطة في الكتابة غير مقبولة – لذا تأكد/ي من قيام شخص آخر - وخاصة الخبراء ذوي الصلة - بمراجعة وانتقاد مقترحك.
يمكن أن تتراوح التناقضات من الاختلافات في أسلوب الكتابة، عندما يساهم الزملاء المختلفون في أجزاء مختلفة من المقترح، إلى الاختلافات الدلالية في المفردات. قد تكون الأشياء البسيطة مربكة لقراء المقترح، مثل الإشارة إلى نفس مكوّنة المقترح كمشروع أو برنامج أو مبادرة في أماكن مختلفة، أو استخدام عناوين مختلفة لأقسام المقترح. كن/كوني متسقا(ة)!
عندما يكون ذلك ممكنًا، يجب على الخبراء المعنيين تصحيح مقترحك. استعن/يني بزملاء من ذوي الخبرة لقراءة وتقديم ملاحظات حول أجزاء المقترح ضمن مجالات خبرتهم.
- إتبع/ي القواعد
تخضع المقترحات وعمليات التقديم لقواعد وإجراءات مفصّلة. يعد عدم اتباع هذه طريقة سهلة لاستبعاد مقترحك. لتجنب فقدان فرص التمويل، تأكّد/ي من فهمك للقواعد التي ترعى هيكلية مقترحك ومحتواه وتنسيقه.
كن/كوني متوافقً(ة)ا قبل كل شيء، ومبدعًا(ة) عندما يكون ذلك ممكناً تحقق/ي من أن تقديم المقترح بالنسق الصحيح، وبالاتجاه الصحيح، والتباعد الصحيح، والخطوط الصحيحة. تريد/ين صياغة قصة جيدة ولكن ضمن حدود قواعد وإجراءات الجهة المانحة.
- دمج الملاحظات في المقترحات الجديدة
لا ينبغي أن يؤدي تفويت فرصة في المرة الأولى إلى تثبيط الجهود المستقبلية. يمكن أن يؤدي طلب التعليقات وتحسين التقديم لدورة التمويل التالية إلى زيادة فرص النظر فيها. تساعدك الملاحظات على رؤية ما فاتك لدى تقديم المقترح السابق وتساعد على تحسين المقترحات اللاحقة. يجب أن تقوم جمعيتك بإجراء مراجعة لاحقة بعد كل مقترح حتى تتمكن/ي من معرفة ما يجب القيام به بشكل مختلف في المرة القادمة.
- طباعة نسخة من المقترح للمراجعة
تأكد/ي من أن مقترحك يلبي توقعات المانح: اطبع/ي وراجع/ي المقترح قبل التقديم، وتأكد/ي من أن الهوامش والخطوط وما إلى ذلك صحيحة وأن كل شيء يناسب الصفحة المطبوعة. يمكن أن يؤدي هامش الصفحة أو التخطيط ذي المسافة البادئة بشكل خاطئ إلى عدم أهلية المقترح. تعد جلسة المراجعة على مستوى الفريق للمقترح المطبوع "فحصًا نهائيًا" جيدًا قبل التقديم.
- التقديم
قبل تقديم المقترح، انظر/ي إلى طريقة التقديم. يقبل بعض المانحين المقترحات عبر البريد الإلكتروني، فيما يطلب البعض الآخر تقديمها من خلال بوابة. تعرف/ي على النظام قبل الموعد النهائي للتقديم. هل المطلوب فتح حساب فردي لكل مقترح؟ هل وقعت الوثيقة؟ هل الأحرف ضمن الهامش الصحيح والمطلوب؟
تأكد/ي من أن طلبك منظم وخالٍ من الأخطاء قدر الإمكان
- عناصر مقترحات المشروع المثلى
بصرف النظر عن إقناع المانح بأن جمعيتك تستحق المخاطرة وأن المشروع يستحق التمويل، تحدّد المقترحات أيضًا إطار عمل المشروع والمعايير التي سيتم على أساسها قياس نجاحه أو فشله. يمكن رفض هذه المقترحات بسبب أخطاء واقعية أو نقص في التآزر بين أهداف مشروعك وأولويات المانح. في ما يلي بعض العناصر التي يمكنها تحويل مستندات العطاء/العرض الجيد إلى مقترحات مشاريع فائزة.
- شامل لكن موجز
يجب أن يجيب مقترحك على أسئلة المانح، بما في ذلك المبلغ الذي سيموّله المانح، ومن هم المستفيدون، وما هو الجدول الزمني، وما هي الأهداف والغايات.
يجب أن يكون المقترح شاملاً ومكتوبًا جيدًا وسهل القراءة وفي صلب الموضوع، حيث يشتت الإسراف في الأوصاف والتفسيرات المطولة اهتمام المراجع. استخدم/ي الأوصاف الجذابة وعبارات الإجراءات، ولا تسرف/ي في الكثير من التفاصيل والمعلومات غير الضرورية. اربط/ي التفاصيل مثل التمويل والجدول الزمني والتوظيف بالملحق. يجب أن يحتوي مقترحك على كل المعلومات التي يطلبها المانح فقط - لا أكثر ولا أقل. إذا قمت بإرفاق مستندات وأوراق اعتماد داعمة، لكن المانح لم يطلبها، فقد يتم تجاهل هذه الملفات الإضافية.
- مفصّل على قياس مانح محدد
قم/قومي ببحثك! تعرف/ي على المشروع المطروح والوكالة المموّلة. قم/قومي بزيارة الموقع الإلكتروني للجهة المانحة لمعرفة المزيد عن مهمتها ورؤيتها وغاياتها وأهدافها. ما الذي موّلته الجهة المانحة سابقًا، وما هي القطاعات التي تدعمها عادةً؟ إذا كانت متاحة للجمهور، فقم/فقومي بتحليل المقترحات الأخرى التي تلقاها المانح لإعطائك فكرة أفضل عن توقعاتهم.
اتصل/ي بالمانح للحصول على مزيد من المعلومات حول العطاء: قم/قومي بإعداد وطرح أسئلة واضحة ومدروسة جيدًا، وصياغة المقترح ليلائم احتياجات وكالة التمويل ومتطلباتها. إذا اكتشفت أن المانح يموّل بالفعل منظمة تنفذ مشروعًا مشابهًا لمشروعك، ففكر/ي في الشراكة مع تلك المنظمة بدلاً من ذلك.
- إستخدام لغة الجهة المانحة ونسق المقترح المفضل
إذا كنت قد أجريت بحثك، فستعرف/ين المصطلحات أو العبارات التي يستخدمها المانح عندما يصف المشاريع التي يريد تمويلها. استخدم/ي نفس اللغة لإقناع المانح بأن مقترحك يتناسب بشكل جيد مع أهدافه وغاياته. لكن خذ/ي وقتك لفهم ما تعنيه هذه الكلمات الطنانة!
عند كتابة المقترح، تحقق/ي مما إذا كان المانح قد حدد النسق للمقترح. هل يتطلب ملخصًا من صفحة واحدة مع عرض مفصل لاحقًا؟ هل لديه نسق قياسي مع عناوين محددة؟ لا تطلب بعض الجهات المانحة أي نسق على الإطلاق، مما يعني أنه يمكنك تحديد المعلومات التي سيجدها المانح أكثر فائدة.
- لا تفرط/ي في استخدام المصطلحات والمختصرات
يمكن أن يساعد استخدام لغة المانحفي إظهار أن أهداف وغايات جمعيتك تشبه أهدافهم وغاياتهم؛ ومع ذلك، تجنب/ي استخدام الكثير من المصطلحات الفنية والتنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، لا تفترض/ي أن القارئ يفهم جميع المختصرات والاختصارات المستخدمة من قبل مجتمع التطوير: تأكد/ي من أن الملحق يحتوي على مسرد يشرح معاني الاختصارات.
- واقعية ومحددة وخالية من الأخطاء
استخدم/ي الحقائق لإثبات قضيتك. لن تعود قصة إنسانية بدون دليل مساند، والإدلاء بتصريحات تستند إلى العموميات، بأي فائدة. كن/كوني محددًا(ة) في تأكيداتك، وقم/قومي بتضمين مصادر البيانات والحقائق في التذييل السفلي. قدم/مي تفصيلاً لبنود الميزانية لطلبات التمويل. تحقق/ي مرتين من جميع الحسابات للتأكد من دقتها. تأكد/ي من تطابق جميع الأرقام المذكورة في المستند الرئيسي والجداول والملحق.
- تسليط الضوء على السجل الحافل لجمعيتك ومصداقيتها
لا تفترض/ي أن المانح يعرف كل شيء عن جمعيتك، وما تفعله والقطاعات التي تعمل فيها: قدم/ي نظرة عامة موجزة عن جمعيتك، بما في ذلك مهمتها ورؤيتها وغاياتها وأهدافها. سلّط/ي الضوء على المجتمعات التي تخدمها، وهيكلها الإداري، ونقاط قوتها:
- مستوى خبرة الموظفين الذين سيشاركون في المشروع
- تحديثات ونتائج مشاريع مماثلة نفذت في الماضي
- تأثير المشروع على المجتمع
- كيف تُدار الميزانية
- كيف تم تنفيذ الأنشطة
- كيف تم قياس نتائج التنمية
إذا كانت جمعيتك جديدة، فاطلب/ي من مجموعات المجتمع المدني والمتخصصين في التنمية، أو الجهات المانحة الأخرى، تزكية مصداقيتك؛ يمكن لشركات المحاسبة أن تؤكد أن لديك أنظمة مالية جيدة. سلّط/ي الضوء على الخبرة ونقاط القوة والسجل الحافل لفريق الإدارة الخاص بك.
- وضع أهداف وجداول زمنية وميزانيات واقعية
لا تعد/ي بأكثر مما يمكن أن تقدمه جمعيتك، سواء من حيث الجدول الزمني أو النتائج أو الميزانية أو موظفوك. ضع/ي في الاعتبار العوامل المحلية والإجراءات البيروقراطية لضمان إمكانية تحقيق الأهداف خلال الفترة الزمنية المتفق عليها. قم/قومي بتقييم مهارات وقدرات الموظفين بشكل صحيح الذين سينفذون المشروع والحاجة إلى التدريب، إذا لزم الأمر، في الجدول الزمني.
لا تقلّل/ي من شأن التمويل المطلوب لرواتب الموظفين والدعم التكنولوجي والبنية التحتية ونفقات السفر والعمليات. تفيد طلبات التمويل المنخفضة للمراجع بأن جمعيتك ليس لديها تقييم واقعي لما يتطلبه تنفيذ المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
يمكن أن يشتمل الملحق على توزيع تفصيلي لكيفية تخصيص بنود الميزانية والوثائق الداعمة لتبرير التكاليف المتوقعة. لا تقم/تقومي بتضمين العناصر التي لا علاقة لها بالمشروع.
- إتباع الخطوط التوجيهية والإرشادات
إقرأ/ئي إرشادات المانحين بعناية وتأكد/ي من اتباع كل الإرشادات، حتى إذا شعرت أنها غير منطقية أو متكررة. إستوضح/ي التعليمات من المانح إذا كان هناك أي شيء غير واضح. لا تقدم/ي مقترحات للمشاريع التي تقع خارج الأولويات القطاعية والجغرافية للمانح، ولا تطلب/ي عناصر خارج نطاق المشروع. اتبع/ي جميع النسق المحددة من الجهة المانحة للمقترح بأكمله ولأقسام محددة. قم/قومي بتضمين جميع متطلبات المانحين في المقترح.
- تقديم خطة إستدامة متينة
من المرجح أن يقوم المانحون بتمويل مشروعك عندما تكون هناك خطة لضمان استمرار المشروع بعد نفاد التمويل. إذا كانت جمعيتك ستعمل مع وكالات أخرى في تنفيذ المشروع، فقم/قومي بالإشارة إلى استراتيجية للحفاظ على هذا التعاون بعد فترة المنحة. يجب أن تكون هناك خطة متينة موضوعة يتم تضمينها في أهداف المشروع. لا يكفي أن تقول/ي إن جمعيتك ستبحث عن تمويل آخر بمجرد استنفاد أموال المنحة.
تتطلب كتابة مقترحات المشاريع الفائزة تخطيطًا دقيقًا والاهتمام بالتفاصيل. لكن وجود كل هذه العناصر في مقترحك سيذهب سدى إذا لم يستلمها المانح في الوقت المحدد! لا تنتظر/ي حتى الموعد النهائي لتقديم مقترحك، حيث قد يغرق المانح تحت وابل تدفق طلبات اللحظة الأخيرة التي قد تؤدي إلى مشاكل فنية قد تؤخر بدورها تسليم مستندات العطاء الخاص بك.