Fórmula de financiación Etapa 6

Redactar una propuesta ganadora

1. Lo que hay que saber al escribir una propuesta de financiación

Redactar una propuesta es un proceso competitivo que va mucho más allá de encadenar palabras para convencer a un donante de que confíe a su Asociación Miembro la financiación para ejecutar un proyecto, suministrar bienes o prestar servicios. Desarrollar una propuesta ganadora implica planificación, investigación, redacción, revisión y seguimiento. Incluso los errores más pequeños pueden dar lugar a la descalificación de una propuesta.

1. Definir y alinear los objetivos

El objetivo a corto plazo de su Asociación Miembro es probablemente conseguir financiación con su propuesta. Pero su Asociación Miembro también tiene objetivos a más largo plazo, y cada oportunidad individual de financiación también tiene un objetivo. Para desarrollar propuestas ganadoras, es importante basarse en su objetivo principal, lo que debe demostrarse en cada propuesta.

El equipo de la propuesta debe dejar claro cómo la misión de su Asociación Miembro se alinea con los objetivos de la oportunidad de financiación: "¿Cómo se alinean las capacidades de nuestra Asociación Miembro con lo que este donante quiere lograr? ¿Cómo podemos demostrar que estamos motivados para lograr los mismos resultados que ellos desean y que tenemos los mejores medios para conseguirlos?" Teniendo en cuenta esta concordancia, el equipo de la propuesta puede tejer una narrativa única y convincente en su propuesta que transmitirá que su Asociación Miembro y el donante están bien adaptados.

2. Contar una historia clara y coherente

El contenido técnico no debe ahogar la narración: este es el aspecto que más puede convencer a un donante de que su proyecto merece una inversión. Pregúntese si su propuesta cuenta una historia: debe reflejar los principios organizativos, la experiencia y los resultados e impactos basados en pruebas para mejorar la vida de sus beneficiarios.

Las propuestas también deben articular claramente su teoría del cambio. Explique de forma cautivadora y atractiva cómo su Asociación Miembro logrará los resultados que el donante desea, y destacará entre el resto.

3. Haga revisar su propuesta

Cuanto más experimentada sea su Asociación Miembro en la redacción de propuestas, más fácilmente podrá cometer errores. Los errores gramaticales, la mala sintaxis o las simples incoherencias en la redacción no son aceptables: asegúrese de que otra persona -especialmente los expertos pertinentes- revise y critique su propuesta.

Las inconsistencias pueden ir desde diferencias en el estilo de redacción, cuando distintos colegas aportan diferentes partes de una propuesta, hasta diferencias semánticas en el vocabulario. Cosas sencillas pueden confundir a los lectores de la propuesta, como referirse al mismo componente de una propuesta como proyecto, programa o iniciativa en diferentes lugares, o utilizar diferentes títulos para las secciones de la propuesta. Sea coherente.

Siempre que sea posible, los expertos pertinentes deben corregir su propuesta. Pida a colegas con experiencia que lean y ofrezcan sus comentarios sobre las partes de la propuesta que estén dentro de sus áreas de experiencia.

4. Siga las reglas

Las propuestas y los procesos de presentación se rigen por normas y procedimientos detallados. No seguirlos es una forma fácil de que su propuesta sea descalificada. Para evitar perder oportunidades de financiación, asegúrese de que entiende las normas que rigen la organización, el contenido y el formato de su presentación.

Cumplir por encima de todo y ser creativo cuando sea posible. Compruebe que la propuesta tiene el formato adecuado, la orientación, el interlineado y los tipos de letra correctos. Usted quiere elaborar una buena historia, pero dentro de los límites de las normas y procedimientos del donante.

5. Incorporar los comentarios a las nuevas propuestas

Perder una oportunidad la primera vez no debe desanimar los esfuerzos futuros. Pedir opiniones y mejorar la presentación para el siguiente ciclo de financiación puede aumentar las posibilidades de ser considerado. Los comentarios le ayudan a ver lo que se ha perdido en la presentación anterior y a mejorar las propuestas posteriores. Su Asociación Miembro debería realizar una revisión posterior a cada propuesta para saber qué hacer de forma diferente la próxima vez.

6. Imprima una copia de la propuesta para su revisión

Asegúrese de que su propuesta cumple las expectativas del donante: imprima y revise la propuesta antes de presentarla, asegurándose de que los márgenes, los tipos de letra, etc. son correctos y de que todo cabe en la página impresa. Un margen o un diseño de página con una sangría incorrecta puede dar lugar a la descalificación. Una sesión de revisión de la propuesta impresa por parte de todo el equipo es una buena "comprobación final" antes de presentarla.

7. Presentación

Antes de presentar una propuesta, fíjese en el método de presentación. Algunos donantes aceptan propuestas por correo electrónico, mientras que otros exigen que se presenten a través de un portal. Familiarícese con el sistema antes de que finalice el plazo de presentación. ¿Requiere una cuenta individual por propuesta? ¿Ha firmado el documento? ¿Está el número de palabras o caracteres dentro del límite?

Asegúrese de que su solicitud sea lo más organizada e impecable posible

2. Elementos de las mejores propuestas de proyectos

Además de convencer al donante de que su Asociación Miembro merece el riesgo y el proyecto merece ser financiado, las propuestas también definen el marco del proyecto y los criterios con los que se medirá su éxito o fracaso. Estas propuestas pueden ser rechazadas por errores de hecho o por falta de sinergia entre los objetivos de su proyecto y las prioridades del donante. He aquí algunos elementos que pueden convertir unos buenos documentos de licitación en propuestas de proyecto ganadoras.

1. Exhaustivo pero conciso

Su propuesta debe responder a las preguntas del donante, incluida la cantidad que financiará, quiénes son los beneficiarios, cuál es el calendario y cuáles son las metas y los objetivos.

La propuesta debe ser exhaustiva y estar bien redactada, ser fácil de leer y ser directa. Las descripciones enredadas y las explicaciones extensas perderán el interés del revisor. Utilice descripciones y frases de acción pegadizas, y no abrume con demasiados detalles e información innecesaria. Deje en el apéndice detalles como la financiación, el calendario y el personal. Su propuesta debe contener toda y sólo la información que pide el donante, ni más ni menos. Si adjunta documentos de apoyo y credenciales, pero el donante no los ha pedido, estos archivos adicionales podrían ser ignorados.

2. A la medida de un donante específico

Investigue. Infórmese sobre el proyecto que se licita y el organismo financiador. Visite la página web del donante para saber más sobre su misión y visión, sus metas y objetivos. ¿Qué ha financiado anteriormente el donante, qué sectores suele apoyar? Si están disponibles públicamente, analice otras propuestas que el donante haya recibido para hacerse una mejor idea de sus expectativas.

Póngase en contacto con el donante para obtener más información sobre la licitación: prepare y formule preguntas claras y bien pensadas. Redacte la propuesta para que se ajuste a las necesidades y requisitos del organismo de financiación. Si descubre que el donante ya está financiando una organización que ejecuta un proyecto similar al suyo, considere la posibilidad de asociarse con esa organización.

3. Utilizar el lenguaje y el formato de propuesta preferido por el donante

Si ha investigado, conoce los términos o frases que el donante utiliza cuando describe los proyectos que quiere financiar. Utilice el mismo lenguaje para convencer al donante de que su propuesta encaja perfectamente con sus metas y objetivos. Pero tómese el tiempo necesario para entender lo que significan estas palabras de moda.

Al redactar la propuesta, comprueba si el donante ha especificado un formato. ¿Requiere un resumen de una página, con una propuesta detallada después? ¿Tiene un formato estándar con títulos fijos? Algunos donantes no exigen ningún formato, lo que significa que usted puede decidir qué información le resultará más útil al donante.

4. No abusar de la jerga y los acrónimos

Utilizar el lenguaje del donante puede ayudar a mostrar que las metas y objetivos de su Asociación Miembro son similares a los suyos; sin embargo, evite utilizar demasiada jerga técnica y organizativa. Además, no dé por sentado que el lector entiende todos los acrónimos y abreviaturas utilizados por la comunidad de desarrollo: asegúrese de que el apéndice contiene un glosario que explique el significado de los mismos.

5. Factual, específico y sin errores

Utilice los datos facticos para defender sus argumentos. Una historia humana sin pruebas que la corroboren, y hacer afirmaciones basadas en generalidades, no le hará ganar ningún favor. Sea específico en sus afirmaciones e incluya sus fuentes de datos y hechos en notas a pie de página. Proporcione desgloses presupuestarios detallados para las solicitudes de financiación. Compruebe dos veces la exactitud de todos los cálculos. Asegúrese de que todas las cifras mencionadas en el documento principal, las tablas y el apéndice coinciden.

6. Destacar la trayectoria y la credibilidad de su Asociación Miembro

No dé por sentado que el donante sabe todo sobre su Asociación Miembro, lo que hace y los sectores en los que trabaja: proporcione una breve descripción de su Asociación Miembro, incluyendo su misión y visión, metas y objetivos. Destaque las comunidades a las que sirve, su estructura de gobierno y sus puntos fuertes:

• el nivel de conocimientos del personal que participará en el proyecto
• actualizaciones y resultados de proyectos similares realizados en el pasado
• el impacto del proyecto en la comunidad
• cómo se ha gestionado el presupuesto
• cómo se ejecutaron las actividades
• cómo se midieron los resultados de desarrollo

Si su Asociación Miembro es nueva, pida a los grupos de la sociedad civil y a los profesionales del desarrollo, o a otros donantes, que avalen su credibilidad; las empresas de contabilidad pueden confirmar que dispone de buenos sistemas financieros. Destaque la experiencia, los puntos fuertes y la trayectoria de su equipo directivo.

7. Establece objetivos, plazos y presupuestos realistas

No prometa más de lo que su Asociación Miembro pueda cumplir, ya sea en términos de calendario, resultados, presupuesto o personal. Tenga en cuenta los factores locales y los procedimientos burocráticos para garantizar que los objetivos puedan cumplirse en el plazo acordado. Evalúe adecuadamente las habilidades y capacidades de los miembros del personal que ejecutarán el proyecto y tenga en cuenta, en el cronograma, la capacitación si es necesario.

No subestime la financiación necesaria para los salarios del personal, el apoyo tecnológico, la infraestructura, los gastos de viaje y las operaciones. Unas solicitudes de financiación bajas indican al revisor que su Asociación Miembro no tiene una evaluación realista de lo que se necesita para ejecutar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

El apéndice puede incluir un desglose detallado de cómo se asignará el presupuesto y la documentación de apoyo para justificar los costes previstos. No incluya partidas que no sean relevantes para el proyecto.

8. Siga las directrices e instrucciones

Lea atentamente las instrucciones del donante y asegúrese de que se sigue todo, incluso si cree que no tienen sentido o son repetitivas. Aclare las instrucciones con el donante si algo está confuso. No presente propuestas para proyectos que estén fuera de las prioridades sectoriales y geográficas del donante, y no pida elementos que estén fuera del ámbito del proyecto. Siga todos los formatos prescritos por el donante para toda la propuesta y para secciones específicas. Incluya en la propuesta todos los requisitos del donante.

9. Ofrezca un sólido plan de sostenibilidad

Es más probable que los donantes financien su proyecto cuando existe un plan para garantizar que el proyecto continuará después de que se agote la financiación. Si su Asociación Miembro va a trabajar con otros organismos en la ejecución del proyecto, indique una estrategia para mantener esa colaboración más allá del periodo de subvención. Debe haber un plan sólido que se incluya en los objetivos del proyecto. No basta con decir que su Asociación Miembro buscará otra financiación una vez que se haya agotado el dinero de la subvención.

Redactar propuestas de proyectos ganadoras requiere una cuidadosa planificación y atención a los detalles. Pero tener todos estos elementos en su propuesta no servirá de nada si el donante no la recibe a tiempo. No espere hasta la fecha límite para presentar su propuesta. El donante se verá desbordado por una afluencia de presentaciones de última hora que podría dar lugar a problemas técnicos que podrían retrasar la entrega de sus documentos de licitación.