Fórmula de Financiación Etapa 5

Cómo (no) impresionar a un donante

Cuando se pone en contacto o se reúne con un donante por primera vez, ¿cuáles son las formas más fáciles de arruinar su oportunidad de obtener financiación? La primera impresión cuenta, y evitar estos errores le ayudará a dar lo mejor de sí mismo.

1. Error #1: No presentarse

No envíe un correo electrónico a un donante sin realizar primero una breve presentación. Los donantes ven muchos correos electrónicos que sólo contienen una solicitud de financiación como ésta: "¿Puede financiar nuestro trabajo con los niños en Uganda?", sin ni siquiera una introducción o explicación. Explicar quién es y cuál es el propósito de contactar con el donante será muy apreciado. Aquí tiene una buena introducción:

"Estimado Sr. James,

Me llamo Mary y soy la directora de "Children First" en Kampala, Uganda, una ONG reconocida a nivel nacional. Durante los últimos 10 años hemos gestionado un exitoso programa que abarca a 100 niños huérfanos por el VIH-SIDA.

Esta introducción sigue siendo breve y directa, pero establece el tono adecuado para el resto de la comunicación.

2. Error #2: Errores ortográficos y gramaticales

Cuando envíe una carta o un correo electrónico a un donante, revise y vuelva a revisar su redacción. Y luego pida a otra persona que lo revise de nuevo. La mayoría de los donantes tendrán en cuenta a los hablantes no nativos, pero los errores evidentes de ortografía y gramática le harán parecer poco profesional. La buena comunicación desempeña un papel importante en el éxito de los programas, así que no dé al donante motivos para dudar de su capacidad de comunicación.

3. Error #3: Ser descortés

Sigue las normas de etiqueta y modales básicos:

• no envíe un correo electrónico que no tenga un saludo
• no se presentes a una reunión masticando chicle
• vístase adecuadamente
• preséntese
• trate al donante como quisiera que lo traten a usted, prepara el terreno para una colaboración fructífera

Llegar tarde también es un gran inconveniente. Cuando se reúna con un donante (ya sea en persona o por teléfono) sea puntual. La impuntualidad puede interpretarse como una falta de respeto y cortesía profesional, y los donantes suelen tener muy poca flexibilidad en sus horarios. Ser demasiado insistente o agresivo en su enfoque también puede ser contraproducente. Normalmente, el éxito de la financiación lleva tiempo y requiere el desarrollo de una relación. La lentitud y la constancia ganan la carrera.

4. Error #4: No escuchar

No envíe un correo electrónico extenso ni empiece un largo monólogo sobre su "gran programa". Primero haga preguntas y escuche lo que el donante tiene que decir; puede averiguar si su ONG encaja bien y puede dirigir las conversaciones en torno a los temas que le interesan al donante. Si escucha primero, podrá entender qué problema intenta resolver el donante y, a continuación, presentar un proyecto que lo resuelva.

Así que, en lugar de: Permítanme contarles en detalle este gran programa que estamos llevando a cabo

Intente: Me interesaría mucho saber más sobre sus objetivos para los próximos años.

5. Error #5: Ir sólo por el dinero

Pedir dinero de forma agresiva puede desanimar incluso a los donantes más generosos. La mayoría de los donantes ven los acuerdos de subvención como una asociación entre el donante y el beneficiario, por lo que hay que dejar claro que se quiere construir una relación, no sólo recibir dinero. El dinero es secundario y solo una herramienta para apoyar proyectos que puedan resolver un problema en el que ambos socios estén de acuerdo.

Evidentemente, el dinero es esencial para que las ONG pongan en marcha sus programas, pero usted no quiere tener la reputación de un socio que sólo recibe y nunca devuelve. Asegúrese de considerar lo que puede hacer por el donante además de lo que el donante puede hacer por usted. Principalmente, el donante quiere un socio que pueda gestionar un programa eficaz, pero para que la relación sea más recíproca, usted también puede:

• esforzarse por ser un buen comunicador
• ser transparente
• compartir la experiencia y las lecciones aprendidas
• dar las gracias y reconocer su apoyo: ¡no se olvide del donante una vez que el dinero esté en su cuenta!

6. Error #6: Perder el tiempo

La forma más fácil de demostrar que se respeta a alguien es valorando su tiempo. Hacer perder el tiempo a un donante llegando tarde, comunicando mal, haciendo peticiones innecesarias, etc., son formas estupendas de molestar a un donante.

No se ponga en contacto con un donante sin investigarlo primero. Dedique tiempo y esfuerzo a entender al donante y a evaluar si podría ser un socio adecuado. Enviar una propuesta a un donante que no está interesado en lo que usted hace es una pérdida de tiempo para todos.

7. Error #7: No seguir las instrucciones

Cuando un donante te pida que siga ciertas reglas o directrices, ¡preste atención! Algunas solicitudes de los donantes son largas y complicadas, pero es importante atenerse a las normas o se corre el riesgo de que ni siquiera se tenga en cuenta su solicitud. Si hay una fecha límite, cúmplala. Si le piden que presente un documento de una página, no envíe cinco. Si el donante exige un certificado de registro, asegúrese de incluirlo. En caso de duda, pregunte al donante. A menudo estarán encantados de orientarle.

8. Error #8: Escribir correos electrónicos poco profesionales

El correo electrónico suele ser la primera forma de contacto que se inicia con un donante, así que hágalo bien. Tenga como asunto del mensaje una línea clara y relevante, utilice un formato de carta formal, una redacción y gramática profesionales y mantenga su mensaje corto y al grano. Siga la etiqueta general de los correos electrónicos y no intente atraer la atención del donante con "trucos" como escribir todo en MAYÚSCULAS o utilizar una fuente más grande y colorida, etc.

9. Error #9: No estar preparado

Cuando se reúna con un donante, asegúrese de presentarse preparado. Piense en las preguntas que podría hacer el donante. Lleve material impreso que pueda apoyar su caso. No estar preparado demuestra falta de conocimientos y experiencia. Asegúrese de enviar a un representante o equipo con conocimientos.

Al mismo tiempo, no invente cosas. Sé sincero cuando no tenga una respuesta. No haga que las cosas parezcan más halagüeñas de lo que son. Dígale al donante que investigará y le informará más tarde.

10. Error #10: No hacer un seguimiento

Después de una reunión con un donante, agradézcale siempre su tiempo. A continuación, asegúrese de enviar la información de seguimiento o de realizar las actividades de seguimiento que prometió al donante y hágalo rápidamente. ¿Debe enviar un resumen de una propuesta? ¿Una copia de un informe anual? ¿Debe programar una reunión de seguimiento? Siempre hay una lista de tareas que requieren seguimiento.

Evitando estos errores usted se convierte en un candidato por encima de la media ante los ojos de un donante. Además, recuerde que debe ser persistente y no rendirse demasiado rápido. A menudo se necesita tiempo y esfuerzo antes de que un donante financie su trabajo. Buena suerte.