Fórmula de Financiación Etapa 5
Organizar y planificar una reunión de donantes
- Por qué debe organizar una reunión de donantes
Una reunión de donantes es una oportunidad para reunir a sus donantes actuales y a los potenciales, ya sea durante unas horas, un día o dos días. Puede ser una buena oportunidad para:
- compartir con los donantes algunos de los principales avances de su Asociación Miembro
- solicitar la opinión de sus donantes, por ejemplo, para el nuevo marco estratégico de su Asociación Miembro o para un nuevo programa que esté planificando
- pedir a sus actuales donantes que recomienden el trabajo de su Asociación Miembro a posibles o nuevos donantes
- Antes de empezar a planificar
A la hora de planificar una reunión para los donantes actuales y potenciales de su Asociación Miembro, es importante tener en cuenta por qué está planeando una reunión y lo que quiere conseguir. El éxito de una reunión con donantes depende de que usted establezca razones claras para organizarla y evalúe cómo va a ayudar a alcanzar los objetivos estratégicos de su Asociación Miembro. Piense en:
P. ¿Por qué quiere organizar una reunión de donantes?
Es útil pensar detenidamente en lo que una reunión de donantes lograría para su Asociación Miembro, y cómo esta contribuirá específicamente a los objetivos y planes programáticos declarados de su Asociación Miembro.
P. ¿Cuál es el objetivo?
¿Cuál sería el mensaje general de su Asociación Miembro para sus donantes? ¿Qué quiere obtener su Asociación Miembro de sus donantes o potenciales donantes? ¿Cómo se beneficiará su Asociación Miembro -y su estrategia operativa- de una reunión de donantes?
Dependiendo del objetivo de la reunión, considere qué tipo de evento es la más adecuado. Tal vez sea una reunión de una hora con un número reducido de personas, o tal vez se requiera un evento más amplio y formal.
P. ¿Cómo se beneficiarán los donantes de una reunión?
Recuerde que el tiempo de los donantes es limitado y valioso, por lo que debe asegurarse de que sepan por qué se les invita a reunirse con su Asociación Miembro y qué pueden obtener de ello.
- Planificación de una reunión de donantes
3.1 Un marco lógico rápido le ayudará
La elaboración de un breve marco lógico ayudará a su Asociación Miembro a centrarse en el motivo por el que está planificando una reunión de donantes, lo que espera conseguir y en cómo saber si lo ha conseguido. Por lo tanto, su marco lógico debería incluir: un objetivo, algunos resultados y productos clave y algunas actividades.
No olvide añadir algunos indicadores para poder medir el éxito del evento. Esto puede constituir su marco lógico. Un ejemplo podría ser el siguiente:
| Objetivo | Indicadores clave |
| Aumentar el interés de los donantes y la financiación de su Asociación Miembro | # de oportunidades de financiación se incrementa $ valor de la financiación de los donantes se incrementa |
| Resultado | |
| Aumentar el número y la diversidad de donantes de su Asociación Miembro | # de donantes interesados en prestar ayuda aumentó # de los tipos de donantes que prestan ayuda aumentó |
| Productos | |
| Para demostrar la credibilidad de su Asociación Miembro | La credibilidad se incluye en su presentación a los donantes, en sus conversaciones con ellos y en los materiales que les entregue. Vea las listas de verificación de la credibilidad en la Etapa 2 |
| Para demostrar la relevancia de su Asociación Miembro | La pertinencia se incluye en la presentación a los donantes, en las conversaciones con ellos y en el paquete de materiales que se les entrega. Vea las listas de verificación de la pertinencia en la Etapa 3 |
| Para aumentar la visibilidad de su Asociación Miembro y el conocimiento de la variedad de su trabajo | # de nuevas áreas de trabajo de su Asociación Miembro o nuevos programas que sus donantes conocen ahora |
| Para construir y fortalecer las relaciones de su Asociación Miembro con los donantes y socios | La información que haya compilado durante la reunión con los donantes y que contribuya a la estrategia de movilización de recursos o a la identificación de oportunidades de financiación para su asociación miembro. |
| Actividades | |
| Discurso de un donante existente para respaldar el trabajo de su Asociación Miembro ante otros posibles donantes | Discurso de apertura pronunciado por uno o varios donantes existentes |
| Comparta el nuevo marco estratégico de su asociación miembro | El nuevo marco estratégico se incluye en su presentación y en los debates de la reunión |
| Presente enfoques nuevos/innovadores en la prestación de servicios de salud sexual y reproductiva de su Asociación Miembro | Los nuevos enfoques se incluyen en su presentación y en los debates de la reunión |
| Comparta las éxitos recientes en materia de incidencia y el papel que su asociación miembro ha desempeñado en ellos | Los éxitos de la incidencia se incluyen en su presentación y en los debates de la reunión |
3.2 La lista de invitados
Piense bien a quién va a invitar. Considere lo siguiente:
P. ¿A qué donantes, donantes potenciales y socios va a invitar, y por qué?
¿Cómo contribuirán estos donantes y su asistencia al éxito de la reunión? ¿Cuáles serán sus funciones? Investigue cuidadosamente en sitios web como LinkedIn, para obtener detalles profesionales sobre sus invitados.
P. ¿Qué mensajes quiere darles?
Piense en lo que puede hacer por sus donantes y en cómo se beneficiarán de los mensajes que les transmita.
3.3 Fomente la asistencia de sus donantes
Un tema o un interés común animará al donante a asistir a la reunión:
- el tema puede estar relacionado, por ejemplo, con un día festivo o con una fecha interesante para la que esté prevista la reunión - un acontecimiento especial como el Día Internacional de la Mujer (8 de marzo), el Día Internacional de la Niña (11 de octubre), el Día Mundial del Sida (1 de diciembre) - elija uno que se adapte y encaje en el evento de su Asociación Miembro y que también pueda tener un significado especial para los donantes
- si el tema de la reunión está en concordancia con los intereses y prioridades de los donantes, es más probable que asistan
3.4 Algunas tareas y consejos prácticos
Antes de la reunión:
- elegir el lugar del evento/hotel: ¿los invitados van a pasar la noche?
- redactar una lista de invitados
- enviar un correo electrónico de "Reserve la fecha" a todos los posibles invitados, con un formulario de aceptación, información sobre el lugar del evento/hotel y un plazo para recibir las confirmaciones de asistencia
- una vez recibidas todas las confirmaciones de asistencia, se puede crear la lista de asistentes. Este documento en Excel es importante para ayudar a enviar correos electrónicos a los invitados, preparar las tarjetas de identificación y debe contener los siguientes datos de los asistentes: país, nombre completo, organización, cargo, dirección de correo electrónico, cualquier otra nota
- a partir de las confirmaciones de asistencia, planificar con el lugar del evento/hotel todos los preparativos de la reunión:
- número de delegados
- negociar las tarifas
- decidir la distribución de la sala, por ejemplo, ¿va a ser de estilo cabaré/café, en forma de U?
- todos los requerimientos audiovisuales
- la recepción o el almuerzo que se va a organizar: si hay algún requisito dietético e incluya las bebidas además de la comida
- si se invita a conferenciantes (donantes, gobiernos, miembros de la junta directiva, voluntarios, etc.) asegúrese de que todos los requisitos logísticos se han cumplido, es decir, que se ha reservado el transporte y el hotel
- un elemento central para el éxito de la reunión es tener un orden del día bien pensado y planificado
- una vez que se haya definido una agenda final, se puede distribuir a los donantes un Paquete para los Participantes con toda la información logística y el orden del día (aunque debe advertir a los donantes que el orden del día puede cambiar)
- sobre la base del orden del día, los principales oradores/presentadores deberán comenzar a preparar el contenido de sus presentaciones:
- tener una plantilla de PowerPoint para que todas las presentaciones tengan un aspecto uniforme y organizado
- también es aconsejable tener algunas diapositivas de fondo para que cuando los oradores no estén presentando, aparezca un telón de fondo profesional
- en función de los donantes que asistan, crear un documento confidencial de la biografía del donante solo para uso interno sólo; esto es útil para su Asociación Miembro ya que permite una conversación más específica
- es necesario estar bien preparado antes de que se celebre la reunión con los donantes, por ejemplo:
- cotejar todos los horarios de las pausas y los almuerzos con el hotel y asegurarse de que coinciden con su agenda
- asegurarse de que todos los requerimientos audiovisuales estén en su lugar
- asegúrese de que todas las placas de identificación y los distintivos están impresos y listos
- asegúrese de crear un buen cuestionario de evaluación para poder juzgar la opinión de los invitados
- asegurarse de que todos los documentos, las presentaciones, el orden del día, etc. se impriman en color y se encuadernen si es necesario
- asegurarse de que todo el material de marketing y de movilización de recursos esté listo para llevarlo al lugar de la reunión, por ejemplo, que todo el material esté listo y empaquetado, e incluir material adicional.
- asegurarse de que todas las presentaciones y discursos estén preparados y, en algunos casos, impresos para que los donantes se los lleven.
- si se proyectan películas, asegúrese de que están integradas en las presentaciones de PowerPoint y de que dispone de un técnico audiovisual que pueda ayudarle con cualquier requerimiento audiovisual y con los fallos informáticos/técnicos
- asegurarse de que el plan de distribución de los asientos esté definido y de que cada delegado tenga su propia copia del plan de distribución al entrar en el recinto
- si va a repartir USB u otros regalos de marketing, asegúrese de que estén preparados. Por ejemplo, que los USB se carguen con antelación ya que esto puede llevar mucho tiempo.
- organice una persona que tome notas para la reunión y asegúrese de que dispone de suficientes ordenadores portátiles para el evento
Durante la reunión:
Asegúrese de tener personal administrativo a mano para ayudar con cualquier solicitud, por ejemplo, la temperatura de la sala, la impresión, la entrega de documentos, guardar las presentaciones de última hora, etc.
Después de la reunión:
Asegúrese de contar con personal para repartir -y recoger- los formularios de evaluación. Haga un seguimiento de cualquier información o solicitud de los donantes lo antes posible.