Fórmula de financiación Etapa 6

La cartera de oportunidades y la decisión de participar o no

1. ¿Qué es una cartera de oportunidades?

Una cartera de oportunidades (Bid Pipeline) es una simple tabla u hoja de cálculo Excel que resume la información clave sobre las posibles oportunidades de financiación. Debe enumerar todas las oportunidades de financiación en las que está trabajando, ya sea preparando una propuesta, haciéndose conocer por el cliente o simplemente investigando más a fondo. Una cartera de oportunidades debe actualizarse regularmente e incluir la siguiente información:

Información de la cartera de oportunidades
Fechas	- la fecha en que se identificó la oportunidad - la fecha en que se espera el lanzamiento de la convocatoria formal - el plazo de presentación de una nota conceptual - el plazo para presentar una propuesta completa - la fecha prevista para el inicio del proyecto - la duración del proyecto, incluidas las fechas de inicio y finalización
Nombres	Nombre de la agencia donante / contactos
Datos financieros	- el valor total de la oportunidad - el valor de la oportunidad para su Asociación Miembro
El estado de la oportunidad	previsión / abierta / activa / presentada / preseleccionada / financiada
Otros	- si la oportunidad es un nuevo negocio o la renovación de un proyecto existente - quién en su Asociación Miembro es el principal punto de contacto, o el responsable del desarrollo y presentación de la propuesta

2. ¿Qué es una decisión participar o no?

La decisión de "sí" o "no" se toma una vez que se tiene suficiente información sobre la oportunidad para que su Asociación Miembro pueda decidir si vale la pena aprovechar esta oportunidad de financiación. El informe de decisión "participar o no" (plantilla proporcionada a continuación), que se presenta a su equipo de alta dirección, resume las razones a favor o en contra por las que su Asociación Miembro debe aprovechar la oportunidad, y debe incluir:

• información clave sobre la oportunidad (contenida en la cartera de oportunidades)
• por qué la oportunidad es de interés para su Asociación Miembro: ¿cómo contribuiría la obtención del dinero a sus objetivos estratégicos?
• su oportunidad de ganar:
  • ¿Qué tiene su Asociación Miembro que el donante necesita, por ejemplo, habilidades y experiencia?
  • ¿Qué tiene previsto hacer su Asociación Miembro que coincida con lo que busca el donante?
  • ¿Qué relevancia tiene su Asociación Miembro para el donante?
  • ¿tiene actualmente su Asociación Miembro una buena reputación entre los donantes?
• el riesgo de participar o no
• los principales competidores o socios potenciales
• recursos que su Asociación Miembro deberá invertir para presentar una propuesta sólida

3. ¿Por qué se necesita una cartera de oportunidades y decisiones de participar o no?

El posicionamiento y la preparación de las propuestas requiere mucho tiempo del personal y exige una inversión. Además, no hay garantía de que se gane. Los altos directivos tienen que decidir en qué oportunidades de financiación debe invertir su Asociación Miembro. El objetivo de la cartera de oportunidades es ofrecer a su Asociación Miembro información sobre las próximas oportunidades de financiación, para que pueda tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa. La cartera de oportunidades y el informe de decisión "participar o no" le ayudarán a:

• cotejar y analizar investigaciones e información precisas sobre las oportunidades de financiación que son relevantes para su Asociación Miembro
• supervisar si su Asociación Miembro está solicitando suficiente financiación para alcanzar sus objetivos de ingresos (véase la proporción más abajo)
• supervisar si su Asociación Miembro está adoptando un enfoque sostenible para la recaudación de fondos, por ejemplo, evitando la dependencia de un pequeño número de donantes, y evitando poner en marcha varios programas restringidos de gran envergadura que finalicen todos al mismo tiempo
• asignar los recursos de forma eficaz; por ejemplo, puede haber dos grandes oportunidades de financiación al mismo tiempo; si no se dispone de personal para preparar dos propuestas de buena calidad, los altos cargos deben decidir cuál es la prioritaria
• Consejo: La relación entre:
  • el valor de las licitaciones identificadas
  • el valor de las propuestas presentadas, y
  • el valor de las licitaciones ganadas
  debería mejorar con el tiempo, ya que la inversión en la movilización de recursos da resultados. Planifique con antelación, para que su Asociación Miembro esté mejor preparada para el trabajo en torno a las licitaciones

Esta proporción debería parecerse menos a (a) y más a (b) conforme va ganando más licitaciones:

Es útil monitorear esta proporción ya que le indica:

• el valor de las licitaciones que debe identificar, y presentarse, para asegurar una determinada cantidad de financiación: a lo largo del tiempo, su Asociación Miembro puede utilizar esta proporción para medir su porcentaje de victorias
• cuánto está invirtiendo en la movilización de recursos, para asegurarse de que su inversión es rentable
• si identifica muchas oportunidades de financiación, pero sólo participa en unas pocas, esto podría significar que le faltan recursos o capacidad
• si identifica muchas oportunidades de financiación y se presenta a muchas, pero sólo gana unas pocas, esto podría significar que le faltan habilidades o capacidad

4. ¿Cómo se mantiene una cartera de oportunidades?

Encontrará la información que necesita para su cartera de oportunidades y sus informes de decisión "participar o no" en fuentes de acceso público, por ejemplo, servicios de listas, sitios web o portales de donantes, y de manera informal, a través de su propia recopilación de información mientras establece contactos y relaciones con donantes y socios. Los consejos clave son los siguientes:

• si se acaba de enterar de una gran oportunidad al ver una convocatoria de propuestas, probablemente sea demasiado tarde para presentar una oferta seria; cuando escuche un rumor, o tenga conversaciones informales sobre una posible financiación, es cuando esta debe incluirse en su cartera de oportunidades
• cada oportunidad de financiación debe tener una persona responsable de su seguimiento, de mantener la información actualizada y de preparar un informe de decisión de participar o no
• si recibe nueva información sobre una oportunidad, es posible que tenga que reevaluar la decisión de participar o no
• puede ser útil llevar un breve registro de las razones por las que su Asociación Miembro decidió no presentar una oferta o por las que un donante no aprobó su propuesta

Encuentre más información sobre el mapeo de los intereses de los donantes en la Etapa 3: Pertinencia de la Fórmula de Financiación.