Fórmula de financiación Etapa 6
Elaborar un presupuesto
- Cómo elaborar un presupuesto para su propuesta
Elaborar presupuestos para su proyecto o su organización es una tarea que requiere mucho tiempo.
El presupuesto de un proyecto es simplemente un documento que especifica cómo se asignará el dinero para realizar las actividades descritas en la propuesta. El presupuesto ofrece una imagen clara de todos los gastos que conlleva la realización de un proyecto. En resumen, un presupuesto es una descripción del proyecto en números. Aunque hay muchas formas de organizar un presupuesto, la mayoría se compone de dos secciones principales: ingresos y gastos.
- Los ingresos incluyen todas las fuentes de financiación del proyecto: subvenciones, donaciones, el valor de los regalos en especie, el valor de las horas de voluntariado, los ingresos obtenidos, los fondos de contrapartida, etc.
- Los gastos o desembolsos enumeran cómo y dónde se gastará ese dinero. Los gastos pueden estar desglosados, resumidos por categoría, actividad, etc.
También es importante tener en cuenta que los presupuestos de los proyectos son sólo uno de los muchos tipos de presupuestos que las ONG pueden tener que mantener. Otros son los presupuestos de funcionamiento, de programa y de proyección.
A menudo, el presupuesto es un simple formato adjunto a una propuesta de proyecto y hay que rellenarlo en función de las actividades y estrategias propuestas en el proyecto. Sin embargo, cuando empiece a analizar una propuesta empezando por el final, se dará cuenta de que el presupuesto es un componente fundamental del proyecto. De hecho, el presupuesto determina los límites del proyecto. El presupuesto es también uno de los factores finales determinantes para que un proyecto reciba su financiación. Si el presupuesto es demasiado elevado, el donante puede pedirle que lo reduzca o, en algunos casos, rechazar toda la propuesta si se trata de un proceso de solicitud muy competitivo.
Por lo tanto, comprender y elaborar un presupuesto es un ejercicio importante del proceso de desarrollo de su propuesta. En otras palabras, "es un programa explicado en términos monetarios".
Necesitamos un presupuesto no sólo para planificar los gastos de su proyecto, sino también para convencer a los donantes de que usted agregará valor a cualquier dinero que se dé al proyecto.
- ¿Qué busca el donante en una propuesta?
Una propuesta de proyecto es un documento extenso que comprende varios componentes diferentes. Hay una introducción, una historia de fondo, una explicación para justificar el proyecto; hay, por supuesto, metas, objetivos y estrategias. Pero ¿cuál es esa única página de la propuesta a la que todo donante recurriría y miraría antes de tomar una decisión final?
Para todo donante, es importante que haya transparencia en el proceso de desarrollo y ejecución de un proyecto. La transparencia implica a las partes interesadas, el intercambio de ideas y la construcción del proyecto con cada actividad relacionada con su meta y objetivos.
Lo que más influye en la mayoría de los donantes es el presupuesto. Algunos donantes leen su propuesta al revés para asegurarse de que el presupuesto incluido está dentro de unas expectativas razonables. Si el presupuesto es demasiado alto (o incluso demasiado pequeño), el donante no leerá el resto del documento.
Cuando esté elaborando una propuesta de proyecto, deberá comprobar las directrices de la solicitud para averiguar si se ha mencionado un límite presupuestario. Si no es así, infórmese al respecto. Puede llamar al organismo donante o investigar proyectos anteriores para averiguar el límite presupuestario.
- ¿Cuáles son los tipos de presupuesto?
Existen dos tipos de presupuestos: presupuestaria: y el presupuesto por partidas.
- Un presupuesto de actividades cubre los costes necesarios para ejecutar una actividad del proyecto. Por ejemplo, si su proyecto está desarrollando la capacidad de la sociedad civil y organiza talleres como parte de esta, entonces la organización de talleres tiene costes: hay costes de contratación de personas, de reserva de un local, de comida, de alojamiento y de materiales. A la hora de elaborar el presupuesto de la actividad, hay que desglosar todos y cada uno de los gastos como se indica a continuación. Asegúrese de enumerar los costes unitarios de cada gasto.
- Un presupuesto por partidas puede ser complicado. Un presupuesto por partidas requiere que presente el presupuesto por áreas amplias. Como puede ver en la imagen siguiente, hay categorías (en la mayoría de los casos, dadas por los donantes en los formatos de las propuestas) y se le pide que divida el presupuesto en estas categorías. Los principales donantes, como AID y la Comisión Europea prefieren tener sus presupuestos por partidas.
- ¿Cómo puedo elaborar el presupuesto de un proyecto?
Una propuesta de proyecto tiene varios componentes, como las metas, los objetivos, los resultados, las estrategias y las actividades del proyecto. Una forma ideal de empezar a elaborar el presupuesto de un proyecto es fijarse en las actividades de este. Aunque el proceso de desarrollo del proyecto requiere ir y venir de las metas y los objetivos a las estrategias y las actividades y viceversa, una vez que las actividades están listas, se ha alcanzado un nivel de claridad.
Por muy complicado que sea el formato del presupuesto de una propuesta, el primer paso es anotar todas sus actividades y adjuntarles los costes. Esta es la forma más lógica y sencilla de elaborar un presupuesto para una propuesta.
- Otros costes que pueden mencionarse aparte de los costes de actividad en el presupuesto de un proyecto
Los organismos donantes hacen hincapié en cubrir los costes de las actividades. De hecho, algunos donantes sólo pueden financiar actividades. Sin embargo, en el caso de las propuestas de proyectos de mayor envergadura, además de las actividades enumeradas habrá gastos generales y de personal. Para llevar a cabo las actividades se necesitan recursos humanos, una oficina y otros mecanismos operativos. Estos costes suelen estar incluidos en un presupuesto por partidas.
Los recursos humanos pueden ser los costes de los salarios de los responsables del proyecto, los asistentes del proyecto, el contable o los consultores encargados de llevar a cabo las actividades. Los gastos de funcionamiento, como el alquiler, el teléfono o los viajes, son necesarios para apoyar la ejecución satisfactoria de su proyecto.
Los costes de seguimiento y evaluación también deben incluirse en el presupuesto. En la mayoría de los formatos de propuestas de proyectos, los donantes exigen a las ONG que presenten un plan de seguimiento y evaluación. Este plan puede requerir costes adicionales, como la contratación de un evaluador externo o la realización de un trabajo de investigación adicional. Los costes asociados a este proceso pueden mencionarse en el presupuesto.
Pueden añadirse costes de contingencia si su ONG trabaja en una situación volátil en la que las condiciones son frágiles e imprevisibles. Los costes deberán desglosarse y explicarse.
- ¿Cómo calcular el tiempo del personal en el presupuesto de un proyecto?
En algunos formatos de propuestas de proyectos, se exige el "tiempo de personal" o el número de "horas de trabajo" en el proyecto. Los grandes donantes son muy meticulosos con estos detalles y exigen cálculos muy específicos: esperan que los presupuestos sean claros hasta el último detalle.
Los salarios pueden ser una parte sensible del presupuesto del proyecto, incluso para los donantes. Es importante que las ONG sean absolutamente transparentes sobre esta parte del presupuesto. Los donantes están dispuestos a cubrir los sueldos si están debidamente justificados. Deberá:
- calcular el número de horas/días que el personal tiene previsto dedicar al proyecto
- reflejar las condiciones locales y la tasa salarial del mercado local
- no inflar los costes salariales innecesariamente: para justificar que se está pagando el salario según el tipo de mercado local, se puede hacer referencia a algunos ejemplos como los salarios del gobierno o los salarios de otros proyectos
- ¿Cómo puedo incluir los gastos generales en el presupuesto de mi proyecto?
Los gastos generales se refieren a los gastos que requiere la organización para llevar a cabo sus operaciones y no cubren ningún gasto directo de las actividades del proyecto. Sin embargo, siguen formando parte de muchos presupuestos de proyectos.
Los gastos generales pueden incluir el alquiler de la oficina, los gastos de teléfono, los honorarios de contabilidad, los salarios del personal de la organización, las reparaciones, los suministros, los viajes, etc.
En primer lugar, debe consultar las directrices de presentación de propuestas para averiguar si el organismo donante le permite incluir los gastos generales o administrativos en su proyecto. Algunos donantes sólo financiarán actividades y propondrán que los gastos generales se obtengan de otra parte.
Casi todos los donantes quieren que las ONG especifiquen un determinado porcentaje del presupuesto global del proyecto para gastos generales. En la mayoría de los casos, debe ser de 10%-15%. Una vez aprobado el proyecto, puede haber cierto margen para revisar los presupuestos; puede negociar directamente con el donante el aumento de los gastos generales.
- ¿Qué es una contribución de contrapartida y cómo acceder a ella?
A veces, las solicitudes de propuestas y otras directrices de los donantes indican que sólo un determinado porcentaje de la financiación se dará al proyecto. Entonces, ¿de dónde saldrá el resto?
- recursos propios
- otro organismo donante
- la comunidad beneficiaria
- autoridades locales
Un elemento importante de la contribución de contrapartida es que no tiene que ser necesariamente en forma monetaria. Puede explicar al donante que usted o la comunidad beneficiaria están dispuestos a aportar una contribución en especie al proyecto. La contribución en especie puede ser el espacio de las oficinas de su organización, el tiempo de algunos de sus empleados o la financiación básica de su Asociación Miembro. La contribución en especie de la comunidad puede ser en forma de terreno y mano de obra y los costes pueden ser evaluados - a precios de mercado actuales - y presentados en el presupuesto.
- Otros usos de los presupuestos
Un presupuesto puede decir a un donante mucho más sobre el proyecto y la ONG que el simple precio de los productos. Los donantes se fijan en el presupuesto para ver:
- Transparencia: ¿está dispuesto a compartir los salarios del personal, los gastos generales y otras fuentes de ingresos?
- Relación calidad-precio: ¿cuál es el valor de su impacto en comparación con el coste del proyecto?
- Capacidad: ¿su historial financiero demuestra que es capaz de gestionar un programa de forma eficiente?
- Competitividad: ¿cómo se comparan sus costes con los de otros solicitantes?
- Seguimiento de las directrices: ¿ estudió y cumplió con las instrucciones del donante?
10 consejos rápidos para redactar un buen presupuesto
Los presupuestaria: es una de las partes más importantes de la propuesta. Considérelo una explicación de su proyecto en cifras. Si hace un buen presupuesto, el donante verá inmediatamente que usted sabe de lo que habla y que es un experto en su campo.
Pero mucha gente teme a los presupuestos y trata de evitarlos siempre que puede. Mientras que las palabras dejan mucho espacio abierto, los números pueden ser intimidantes y mucho más precisos. Aquí tiene 10 consejos rápidos para redactar buenos presupuestos y superar el miedo.
- No lo deje para el final
Muchos redactores de subvenciones temen los presupuestos y los dejan para el final. Si lo hace, corre el riesgo de tener que apresurarse y no hacer un buen trabajo. No cometa este error. El presupuesto debe evolucionar con su propuesta y debe trabajar en él constantemente mientras desarrolla su proyecto. Si trabaja en él simultáneamente, no tendrá esta temible y enorme tarea al final.
- Asegúrese de tener todos los números correctos
Para redactar un presupuesto correcto y sólido, necesita saber cuáles son los precios de las cosas. Asegúrese de que puede averiguar estas cifras y de que tiene los recursos para hacerlo. A veces puede ser tan fácil como una investigación en línea, otras veces lleva más tiempo si tiene que consultar a personas de su grupo beneficiario. No obstante, asegúrese de tener las cifras correctas a tiempo.
- Elije un formato y quédate con él
Es muy importante que su presupuesto siga un formato que sea fácil de entender y ofrezca una buena visión de conjunto. Asegúrese de que no sólo es correcto, sino que también tiene un aspecto agradable. Puede organizar su presupuesto por actividad o por partidas.
- Compruebe las cuentas varias veces
Es de vital importancia que compruebe los cálculos de su presupuesto, y no sólo una vez. Si comete un simple error de adición en alguna parte, todo su presupuesto puede estar mal y esto puede causar una muy mala impresión. Asegúrese de que sus números cuadran y están en el punto correcto. Haga que alguien lo revise con usted, para que pueda estar 100% seguro de su exactitud.
- Calcule de forma realista
Cuando redacte su presupuesto, debe trabajar siempre con cifras realistas. No subestime ni sobreestime, porque ambas pueden convertirse en un problema para usted. Si establece precios demasiado bajos, tendrá problemas para ejecutar su proyecto más adelante. Si son demasiado altos, el donante podría darse cuenta y no concederle la subvención. Sea realista en su presupuesto.
- Asegúrese de incluir todo
Hay muchos tipos de tipos de costes que puede y debe incluir en su presupuesto. Asegúrese de tenerlos todos en cuenta. ¿ el transporte, la comida para los talleres, los artículos de papelería, los salarios de los formadores? Todas estos elementos cuestan dinero y deben formar parte del presupuesto. Si tiene que mostrar una contrapartidapuede incluir las aportaciones de sus beneficiarios, aunque sean en especie o en forma de trabajo.
- Hacer de la redacción del presupuesto una actividad de grupo
No redacte el presupuesto usted solo. Aunque solo una persona debe dirigir el proyecto, se debe pedir la opinión de varias personas de su organización. Puede que se le olvide algo o que le falten conocimientos detallados en algunas áreas. Aproveche los conocimientos combinados de su organización.
- Piense en la inflación y los tipos de cambio
Al redactar el presupuesto de una propuesta de proyecto debe tener en cuenta la evolución de los precios. Si vive en un país con una alta tasa de inflación o trabaja en un campo en el que es probable que los precios del fondo de comercio aumenten, incluya un margen para ello en su propuesta. Lo mismo ocurre con los tipos de cambio, si tiene que redactar la propuesta en una moneda diferente, asegúrese de incluir un margen para las posibles variaciones del tipo de cambio.
- Explicar los costes extraordinarios
Asegúrese de que su presupuesto se explique por sí mismo. Si algo necesita más aclaraciones, asegúrese de que sean fáciles de encontrar. Los costes extraordinariamente elevados requieren una atención especial para asegurarse de que el donante no piense que está tratando de aprovecharse de él.
- Haga que alguien revise su presupuesto en el contexto de su propuesta
Al igual que la propuesta de proyecto, su presupuesto también necesita corrección de pruebas. Ya hemos hablado de lo importante que es tener los números bien hechos. También es importante que su presupuesto se ajuste a su propuesta. A veces se escribe el presupuesto primero y se olvida añadir una actividad después. Asegúrese de que alguien revise toda la propuesta como una unidad antes de presentarla.