Formule de financement, étape 5

Comment (ne pas) impressionner un donateur

Lorsque vous contactez ou rencontrez un donateur pour la première fois, quels sont les moyens les plus simples de ruiner vos chances d'obtenir un financement ? La première impression compte, et éviter ces erreurs vous aidera à faire de votre mieux.

1. Erreur #1 : Ne pas se présenter

N'envoyez pas de courriel à un donateur sans l'avoir préalablement présenté. Les donateurs voient beaucoup de courriels qui ne contiennent qu'une demande de financement comme celle-ci : "Pouvez-vous financer notre travail avec les enfants en Ouganda", sans même une introduction ou une explication. Expliquer qui vous êtes et quel est l'objectif du contact avec le donateur sera très apprécié. Voici une meilleure introduction :

"Cher M. James,

Je m'appelle Mary et je suis la directrice de "Children First" à Kampala, en Ouganda, une ONG reconnue au niveau national. Au cours des dix dernières années, nous avons géré avec succès un programme couvrant 100 enfants rendus orphelins par le VIH-SIDA.

Cette introduction est encore courte et précise, tout en donnant le ton approprié pour le reste de votre communication.

2. Erreur #2 : fautes d'orthographe et de grammaire

Lorsque vous envoyez une lettre ou un courriel à un donateur, vérifiez et revérifiez votre écriture. Puis demandez à quelqu'un d'autre de le vérifier à nouveau. La plupart des donateurs tiennent compte des locuteurs non natifs, mais des erreurs flagrantes d'orthographe et de grammaire vous donneront l'impression de ne pas être professionnel. Une bonne communication joue un rôle important dans la mise en œuvre de programmes réussis. Ne donnez donc pas au donateur et ne lui donnez pas de raisons de douter de votre capacité à communiquer efficacement.

3. Erreur #3 : Être impoli

Suivez les règles de l'étiquette et des bonnes manières :

• n'envoyez pas un courriel qui ne comporte pas de salutation
• ne pas se présenter à une réunion chewing-gum
• s'habiller de manière appropriée
• se présenter
• Traitez le donateur comme vous souhaitez être traité : préparez le terrain pour un partenariat fructueux

Être en retard est aussi un grand non. Lorsque vous rencontrez un donateur (en personne ou au téléphone), soyez ponctuel. Un retard peut souvent être interprété comme un manque de respect et de courtoisie professionnelle, et les donateurs ont souvent très peu de flexibilité dans leur emploi du temps. Une approche trop insistante ou trop agressive peut également se retourner contre vous. En règle générale, la réussite d'un financement prend du temps et nécessite le développement d'une relation. La lenteur et la régularité l'emportent.

4. Erreur #4 : Ne pas écouter

N'envoyez pas un long courriel ou ne commencez pas un long monologue sur votre "grand programme". Posez d'abord des questions et écoutez ce que le donateur a à vous dire : vous pouvez découvrir si votre ONG convient bien et vous pouvez orienter les discussions autour de sujets qui intéressent le donateur. En écoutant d'abord, vous pouvez saisir quel problème le donateur essaie de résoudre, puis présenter un projet qui résout ce problème.

Donc, au lieu de : Laissez-moi vous parler en détail de ce grand programme que nous menons

Essayez : Je serais très intéressé d'en savoir plus sur vos objectifs au cours des prochaines années.

5. Erreur #5 : Ne pas perdre son argent

Demander de l'argent de manière agressive peut décourager même les plus généreux des donateurs. La plupart des donateurs considèrent les accords de subvention comme une partenariat entre le donateur et le bénéficiaire, alors assurez-vous qu'il est clair que vous voulez construire une relation, et pas seulement recevoir de l'argent. L'argent est secondaire et n'est qu'un outil pour soutenir des projets qui peuvent résoudre un problème sur lequel les deux partenaires s'accordent.

Il est évident que l'argent est essentiel pour que les ONG puissent mettre en œuvre des programmes, mais vous ne voulez pas avoir la réputation d'un partenaire qui ne fait que prendre et ne rend jamais rien. Veillez à prendre en considération ce que vous pouvez faire pour le donateur en plus de ce que le donateur peut faire pour vous. Le donateur veut avant tout un partenaire capable de gérer un programme efficace, mais pour rendre la relation encore plus réciproque, vous pouvez également le faire :

• s'efforcer d'être un bon communicateur
• être transparent
• partager l'expertise et les leçons apprises
• remercier et reconnaître leur soutien : n'oubliez pas le donateur une fois que l'argent est sur votre compte !

6. Erreur #6 : Perte de temps

La façon la plus simple de montrer son respect à quelqu'un est de valoriser son temps. Perdre le temps d'un donateur en étant en retard, en communiquant mal, en faisant des demandes inutiles, etc. est une excellente façon de l'ennuyer.

Ne contactez pas un donneur sans faire de recherches préalables. Prenez le temps et les efforts nécessaires pour comprendre le donateur et évaluer s'il est un partenaire approprié. Envoyer une proposition à un donateur qui n'est pas intéressé par ce que vous faites n'est qu'une perte de temps pour tout le monde.

7. Erreur #7 : Ne pas suivre les instructions

Lorsqu'un donateur vous demande de suivre certaines règles ou directives, soyez attentifs ! Certaines demandes de donateur sont longues et compliquées, mais il est important de respecter les règles, sinon vous risquez de ne même pas être pris en considération pour un financement. S'il y a une date limite, tenez-vous-en à elle. Si l'on vous demande de soumettre un document d'une page, n'en envoyez pas cinq. Si le donateur exige un certificat d'enregistrement, assurez-vous qu'il est inclus. En cas de doute, demandez au donateur ! Ils sont souvent heureux de vous donner des indications.

8. Erreur #8 : Rédaction de courriels non professionnels

Un courriel est souvent la première forme de contact que vous établissez avec un donateur, alors faites-en un bon choix. Ayez un sujet clair et pertinent, utilisez un format de lettre formel, une rédaction et une grammaire professionnelles, et veillez à ce que votre courriel soit court et précis. Respectez l'étiquette générale en matière de courrier électronique et n'essayez pas d'attirer l'attention du donateur avec des "trucs" comme écrire en TOUTES MAJUSCULES ou utiliser une police de caractères plus grande et plus colorée, etc.

9. Erreur #9 : Être mal préparé

Lorsque vous rencontrez un donateur, assurez-vous de vous présenter préparé. Pensez aux questions que le donateur pourrait poser. Prenez des documents imprimés qui pourraient appuyer votre cause. Le fait de ne pas être préparé montre un manque de connaissances et d'expertise. Assurez-vous d'envoyer un représentant ou une équipe bien informés.

En même temps, n'inventez pas de choses. Soyez honnête lorsque vous n'avez pas de réponse. Ne faites pas paraître les choses plus roses qu'elles ne le sont. Dites au donneur que vous allez enquêter et faites-le savoir plus tard.

10. Erreur #10 : Non suivi

Après une rencontre avec un donateur, remerciez-le toujours pour son temps. Assurez-vous ensuite d'envoyer effectivement les informations de suivi ou de réaliser les activités de suivi que vous avez promises au donateur, et faites-le rapidement. Êtes-vous censé envoyer un résumé d'une proposition ? Une copie d'un rapport annuel ? Êtes-vous censé prévoir une réunion de suivi ? Il y a toujours une liste de choses à faire qui nécessite un suivi.

En évitant ces erreurs, vous devenez déjà un candidat supérieur à la moyenne aux yeux d'un donateur. Par ailleurs, n'oubliez pas d'être persévérant et n'abandonnez pas trop vite. Il faut souvent du temps et des efforts avant qu'un donateur ne finance votre travail. Bonne chance !