Formule de financement - Étape 6

Le processus d'appel d'offres et le processus Go/No-Go

1. Qu'est-ce qu'un pipeline d'offres ?

Une réserve d'offres est un simple tableau ou une feuille de calcul Excel qui résume les principales informations sur les possibilités de financement. Il doit énumérer tous les possibilités de financement sur lesquelles vous travaillez, qu'il s'agisse de préparer une proposition, de prépositionner ou simplement de faire des recherches plus approfondies. Un dossier d'appel d'offres doit être mis à jour régulièrement et comprendre les informations suivantes

Informations sur les appels d'offres
Dates	- la date à laquelle l'opportunité a été identifiée - la date à laquelle l'appel à propositions officiel est prévu/annoncé - la date limite de soumission d'une note de synthèse - la date limite pour une proposition complète - la date à laquelle le projet devrait commencer - la durée du projet, y compris les dates de début et de fin
Noms	la brève description du projet par le donateur
Détails financiers	- la valeur totale de l'opportunité - la valeur de cette opportunité pour votre association membre
Le statut de l'opportunité	prévisionnel / ouvert / actif / soumis / présélectionné / financé
Autres	- si l'opportunité est une nouvelle entreprise ou le renouvellement d'un projet existant - qui, dans votre association membre, est le principal point de contact ou le responsable de l'élaboration et de la soumission des propositions

2. Qu'est-ce qu'une décision "Go/No Go" ?

Une décision de financement est prise une fois que vous avez suffisamment d'informations sur la possibilité de décider si votre association membre souhaite poursuivre cette possibilité de financement. Une note de décision Go/No Go (modèle fourni ci-dessous) - soumise à votre équipe de direction - résume pourquoi ou pourquoi pas votre association membre doit saisir l'occasion et inclure :

• informations clés sur l'opportunité (extraites de l'appel d'offres)
• pourquoi l'opportunité présente un intérêt pour votre association membre - comment le fait de gagner de l'argent contribuerait-il à vos objectifs stratégiques ?
• votre chance de gagner :
  • que possède votre association membre que le donateur exige, par exemple, des compétences et de l'expérience ?
  • que prévoit votre association membre, que le donateur recherche ?
  • en quoi votre association membre est-elle pertinente pour le donateur ?
  • votre association membre a-t-elle actuellement une bonne réputation auprès du donateur ?
• le risque d'aller ou ne pas y aller
• les principaux concurrents ou partenaires potentiels
• les ressources que votre association membre devra investir pour soumettre une proposition solide

3. Pourquoi avez-vous besoin d'une procédure d'appel d'offres et de décisions "Go/No Go" ?

Le positionnement et la préparation des propositions demandent beaucoup de temps au personnel et nécessitent des investissements. De plus, il n'y a aucune garantie de gagner. Les cadres supérieurs doivent décider des possibilités de financement dans lesquelles votre association membre doit s'investir. L'objectif d'une réserve d'offres est de donner à votre association membre des informations sur les possibilités de financement à venir, afin que vous puissiez prendre des décisions stratégiques en connaissance de cause. Le dossier de décision "Bid Pipeline" et "Go/No Go" vous y aidera :

• rassembler et analyser des recherches et des renseignements précis sur les possibilités de financement qui sont pertinentes pour votre association membre
• vérifier si votre association membre demande un financement suffisant pour atteindre ses objectifs de revenus (voir le ratio ci-dessous)
• vérifier si votre association membre adopte une approche durable de la collecte de fonds, par exemple en évitant de dépendre d'un petit nombre de donateurs et en évitant de mettre en œuvre plusieurs grands programmes restreints qui se terminent tous en même temps
• allouer efficacement les ressources ; par exemple, il peut y avoir deux grandes possibilités de financement en même temps - si vous n'avez pas le personnel nécessaire pour préparer deux propositions de bonne qualité, les cadres supérieurs doivent décider laquelle est prioritaire
• Conseil : Le rapport entre :
  • la valeur des offres identifiées
  • la valeur des offres soumises, et
  • la valeur des offres remportées
  devrait s'améliorer au fil du temps, car l'investissement dans la mobilisation des ressources est rentable et porte ses fruits planifier à l'avance, afin que votre association membre soit mieux préparée à travailler autour des offres

Ce ratio devrait ressembler moins à (a) et plus à (b) à mesure que vous remportez des enchères :

Il est utile de surveiller ce ratio comme il vous le dit :

• la valeur des offres que vous devez identifier et soumettre afin d'obtenir un certain montant de financement: au fil du temps, votre association membre peut l'utiliser pour mesurer votre taux de gain
• combien vous investissez dans la mobilisation des ressources - pour vous assurer que votre investissement est rentable
• si vous identifiez beaucoup de possibilités de financement mais n'en demandez que quelques-unes - cela pourrait signifier que vous manquez de ressources ou de capacités
• si vous identifiez beaucoup de possibilités de financement, et que vous postulez à beaucoup d'entre elles, mais n'en gagnez que quelques-unes - cela pourrait signifier que vous manquez de compétences ou de capacités

4. Comment entretenir un pipeline d'appel d'offres ?

Vous trouverez les informations dont vous avez besoin pour vos dossiers d'appel d'offres et vos notes de décision "Go/No Go" par le biais de sources publiques, par exemple des listes de diffusion, des sites web ou des portails de donateurs, et de manière informelle, grâce à votre propre collecte de renseignements pendant que vous établissez des réseaux et des relations avec des donateurs et des partenaires. Voici quelques conseils :

• si vous venez de découvrir une opportunité importante en voyant un appel à propositions, il est probablement trop tard pour soumettre une offre sérieuse ; lorsque vous entendez une rumeur, ou que vous avez des discussions informelles sur un éventuel financement - c'est à ce moment que votre offre devrait être mise en ligne
• chaque possibilité de financement devrait avoir une personne désignée chargée d'en assurer le suivi, de tenir les informations à jour et de préparer un dossier de décision "Go/No Go
• si vous entendez de nouveaux renseignements sur une opportunité, vous devrez peut-être réévaluer la décision "Go/No Go
• il peut être utile de noter brièvement les raisons pour lesquelles votre association membre a décidé de ne pas présenter de candidature ou pourquoi un donateur n'a pas approuvé votre proposition

Pour plus d'informations sur la cartographie des intérêts des donateurs, voir Étape 3 : Pertinence de la formule de financement.