Formule de financement - Étape 6

Élaboration d'un budget

1. Comment élaborer un budget pour votre proposition

L'élaboration de budgets pour votre projet ou votre organisation est une tâche qui prend beaucoup de temps.

Un budget de projet fait simplement référence à un document qui précise comment l'argent sera alloué pour mettre en œuvre les activités décrites dans la proposition. Le budget donne une image claire de toutes les dépenses impliquées dans la réalisation d'un projet. En bref, un budget est une description du projet en chiffres. Bien qu'il existe de nombreuses façons d'organiser un budget, la plupart sont composées de deux sections principales : les recettes et les dépenses.

1. Les revenus comprennent toutes les sources de financement des projets - subventions, dons, valeur des dons en nature, valeur des heures de bénévolat, revenus gagnés, fonds de contrepartie, etc.
2. Les dépenses ou les frais énumèrent comment et où cet argent sera dépensé. Les dépenses peuvent être détaillées, résumées par catégorie, par activité, etc.

Il est également important de noter que les budgets de projet ne sont qu'un des nombreux types de budgets que les ONG peuvent avoir besoin de maintenir. Les autres comprennent les budgets de fonctionnement, de programme et de projection.

Souvent, un budget est un simple format joint à une proposition de projet et vous devez le remplir en fonction des activités et des stratégies proposées dans le projet. Toutefois, lorsque vous commencez à ouvrir une proposition à l'envers, vous vous rendez compte que le budget est un élément essentiel du projet. En effet, le budget détermine les limites du projet. Un budget est également l'un des derniers facteurs déterminants pour qu'un projet reçoive son financement. Si le budget est trop élevé, le donateur peut vous demander de le réduire ou, dans certains cas, de rejeter la proposition dans son ensemble s'il s'agit d'un processus de candidature très compétitif.

La compréhension et l'élaboration d'un budget est donc un exercice important du processus d'élaboration de votre proposition. En d'autres termes, "il s'agit d'un programme expliqué en termes monétaires".

Nous avons besoin d'un budget non seulement pour planifier les dépenses de votre projet, mais aussi pour convaincre vos donateurs que vous apporterez une valeur ajoutée à l'argent qu'ils donneront au projet.

2. Que recherche le donateur dans une proposition ?

Une proposition de projet est un long document comprenant plusieurs éléments différents. Il y a une introduction, un historique, une explication pour justifier le projet ; il y a bien sûr des buts, des objectifs et des stratégies. Mais quelle est cette page de la proposition sur laquelle chaque donateur se tournerait et se pencherait avant de prendre une décision finale ?

Pour chaque donateur, il est important que le processus d'élaboration et de mise en œuvre d'un projet soit transparent. La transparence implique les parties prenantes, le partage des idées et la construction du projet avec chaque activité liée à votre but et à vos objectifs.

La seule chose qui influence la plupart des donateurs est votre budget. Certains donateurs lisent votre proposition à l'envers pour s'assurer que le budget proposé est conforme aux attentes raisonnables. Si le budget est trop élevé (ou même trop faible), le donateur ne lira pas le reste du document.

Lorsque vous élaborez une proposition de projet, vous devez vérifier les lignes directrices de la demande pour savoir si une limite budgétaire a été mentionnée. Si ce n'est pas le cas, recueillez des renseignements à ce sujet. Vous pouvez appeler l'organisme donateur ou faire des recherches sur les projets antérieurs pour connaître leur limite budgétaire.

3. Quels sont les types de budget ?

Il existe deux types de budgets : le budget d'activité budget et le budget par poste.

1. Un budget d'activité couvre les coûts nécessaires à la mise en œuvre d'une activité de projet. Par exemple, si votre projet vise à renforcer les capacités des la société civile Si vous organisez des ateliers dans le cadre de l'activité, l'organisation d'ateliers a un coût : il y a des frais pour engager des personnes, réserver un lieu, la nourriture, le logement et le matériel. Lorsque vous établissez le budget d'une activité, vous devez ventiler chaque dépense comme indiqué ci-dessous. Veillez à énumérer les coûts unitaires de chaque dépense.
2. Un budget par poste peut être compliqué. Un budget par poste vous oblige à présenter le budget sous de grands domaines. Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous, il existe des catégories (dans la plupart des cas, données par les donateurs dans les formats de proposition) et vous devez ventiler le budget sous ces catégories. Les principaux donateurs, tels que USAID et la Commission européenne préfèrent avoir leurs budgets sous forme de postes.
3. Comment puis-je établir le budget d'un projet ?

Une proposition de projet comporte plusieurs éléments tels que les buts, les objectifs, les résultats, les stratégies et les activités du projet. Une façon idéale de commencer à élaborer un budget de projet est d'examiner les activités de votre projet. Bien que le processus d'élaboration du projet exige que vous fassiez des allers et retours entre les buts, les objectifs, les stratégies et les activités, une fois que vos activités sont prêtes, vous avez atteint un certain niveau de clarté.

Quelle que soit la complexité du format budgétaire d'une demande de proposition, la première étape consiste à noter toutes vos activités et à y joindre les coûts. C'est la façon la plus logique et la plus simple d'établir un budget pour une proposition.

5. Autres coûts qui peuvent être mentionnés en dehors des coûts d'activité dans le budget d'un projet

Les organismes donateurs mettent l'accent sur la couverture des coûts d'activité. En fait, certains donateurs ne peuvent que financer des activités. Cependant, pour les propositions de projets plus importants, il y aura des frais généraux et des frais de personnel en plus des activités qui sont énumérées. Pour mettre en œuvre les activités, vous devez disposer de ressources humaines, d'un bureau et d'autres mécanismes opérationnels. Ces coûts relèvent souvent du budget par poste.

Les ressources humaines peuvent être des coûts destinés à couvrir les salaires des responsables de projet, des assistants de projet, des comptables ou des consultants chargés de la mise en œuvre des activités. Les frais de fonctionnement tels que le loyer, le téléphone, les déplacements sont nécessaires pour soutenir la bonne exécution de votre projet.

Les coûts de suivi et d'évaluation doivent également être inclus dans le budget. Dans la plupart des formats de proposition de projet, les donateurs exigent des ONG qu'elles soumettent un plan de suivi et d'évaluation. Ce plan peut entraîner des coûts supplémentaires, comme l'embauche d'un évaluateur externe ou la réalisation de travaux de recherche supplémentaires. Les coûts associés à un tel processus peuvent être mentionnés dans le budget.

Des frais de contingence peuvent être ajoutés si votre ONG travaille dans une situation volatile où les conditions sont fragiles et imprévisibles. Les coûts devront être ventilés et expliqués.

6. Comment calculer le temps de travail du personnel dans le budget d'un projet ?

Dans certains formats de proposition de projet, le "temps du personnel" ou le nombre d'"heures de travail" sont requis dans le projet. Les grands donateurs sont très méticuleux sur ces détails et exigent des calculs très précis : ils attendent que les budgets soient clairs dans les moindres détails.

Les salaires peuvent constituer une part sensible du budget du projet, même pour les donateurs. Il est important pour les ONG d'être absolument transparentes sur cette partie du budget. Les donateurs sont heureux de couvrir les salaires s'ils sont correctement justifiés. Vous devriez le faire :

• calculer le nombre d'heures/jours que le personnel prévoit de consacrer au projet
• refléter les conditions locales et le taux de salaire du marché local
• ne pas gonfler inutilement les coûts salariaux : pour justifier que vous payez le salaire selon le taux du marché local, vous pouvez vous référer à certains exemples comme les salaires du gouvernement ou les salaires d'autres projets

7. Comment puis-je inclure les frais généraux dans le budget de mon projet ?

Les frais généraux désignent les dépenses nécessaires à l'organisation pour mener à bien ses opérations et ne couvrent pas les dépenses directes des activités du projet. Cependant, ils font toujours partie du budget de nombreux projets.

Les frais généraux peuvent comprendre le loyer des bureaux, les frais de téléphone, les frais de comptabilité, les salaires du personnel de l'organisation, les réparations, les fournitures, les voyages, etc.

Vous devez d'abord vous référer aux directives de soumission de propositions pour savoir si l'organisme donateur vous autorise à inclure des frais généraux ou des dépenses administratives dans votre projet. Certains donateurs ne financent que des activités et proposent que les frais généraux soient financés par d'autres sources.

Presque tous les donateurs veulent que les ONG spécifient un certain pourcentage du budget global du projet pour les frais généraux. Dans la plupart des cas, ce pourcentage devrait être de 10%-15%. Une fois votre projet approuvé, il peut y avoir une certaine marge de révision des budgets ; vous pouvez négocier directement avec le donateur pour augmenter les frais généraux.

8. Qu'est-ce qu'une contribution de contrepartie et comment y accéder ?

Parfois, les appels d'offres et autres directives relatives aux propositions des donateurs indiquent que seul un certain pourcentage des financement sera donné pour le projet. D'où proviendra le reste ?

• ressources propres
• un autre organisme donateur
• la communauté bénéficiaire
• les autorités locales

Un élément important de la contribution de contrepartie est qu'elle ne doit pas nécessairement être sous forme monétaire. Vous pouvez expliquer au donateur que vous ou la communauté bénéficiaire êtes prêts à apporter une contribution en nature au projet. La contribution en nature peut être l'espace de bureau de votre organisation, le temps de travail d'une partie de votre personnel existant ou le financement de base de votre association membre. La contribution en nature de la communauté peut prendre la forme de terrains et de main-d'œuvre et les coûts peuvent être évalués - aux taux actuels du marché - et présentés dans le budget.

9. Autres utilisations des budgets

Un budget peut en dire beaucoup plus à un donateur sur le projet et l'ONG que le simple prix des marchandises. Les donateurs se tournent vers le budget pour s'en rendre compte :

• Transparence - êtes-vous disposé à partager les salaires du personnel, les frais généraux et les autres sources de revenus ?
• Optimisation des ressources - quelle est la valeur de votre impact par rapport au coût de votre projet ?
• Capacité - votre historique financier montre-t-il que vous êtes capable de gérer efficacement un programme ?
• Compétitivité - comment vos coûts se comparent-ils à ceux des autres candidats ?
• Suivre les directives - avez-vous lu et respecté les instructions du donneur ?

10 conseils rapides pour rédiger un bon budget

Le budget est l'une des parties les plus importantes de la proposition. Considérez cela comme une explication de votre projet en chiffres. Si vous respectez votre budget, le donateur verra immédiatement que vous savez de quoi vous parlez et que vous êtes un expert dans votre domaine.

Mais beaucoup de gens redoutent les budgets et essaient de les éviter autant que possible. Si les mots laissent beaucoup de place, les chiffres peuvent être intimidants et beaucoup plus précis. Voici 10 conseils rapides sur la manière de rédiger de bons budgets et de surmonter votre peur.

1. Ne la laissez pas pour la fin

De nombreux auteurs de demandes de subventions redoutent les budgets et les laissent pour la fin. Si vous faites cela, vous risquez de devoir les bousculer et de ne pas faire votre meilleur travail sur eux. Ne faites pas cela erreur. Le budget devrait évoluer avec votre proposition et vous devriez y travailler constamment pendant que vous développez votre projet. Si vous y travaillez simultanément, vous n'aurez pas cette tâche effrayante et énorme à la fin.

2. Assurez-vous que vous avez tous les bons numéros

Pour établir un budget correct et solide, vous devez connaître le prix des choses. Assurez-vous de pouvoir connaître ces chiffres et de disposer des ressources nécessaires pour le faire. Parfois, cela peut être aussi facile qu'une recherche en ligne, parfois cela prend plus de temps si vous devez consulter des personnes de votre groupe de bénéficiaires. Veillez toutefois à disposer des bons chiffres à temps.

3. Choisir un format et s'y tenir

Il est très important que votre budget suive un format qui est facile à comprendre et donne une bonne vue d'ensemble. Assurez-vous qu'il est non seulement correct, mais qu'il est aussi agréable à regarder. Vous pouvez organiser votre budget par activité ou par poste.

4. Vérifiez les calculs - pas seulement une fois

Il est essentiel que vous vérifiiez le calcul de votre budget - et pas seulement une fois. Si vous faites une simple erreur d'addition quelque part, votre budget tout entier peut être erroné et cela peut faire très mauvaise impression. Assurez-vous que vos chiffres s'additionnent et sont au bon endroit. Faites-le vérifier par quelqu'un qui vous accompagne, afin d'être sûr de son exactitude.

5. Calculer de manière réaliste

Lorsque vous établissez votre budget, vous devez toujours travailler avec des chiffres réalistes. Ne sous-estimez pas et ne surestimez pas, car ces deux éléments peuvent devenir un problème pour vous. Si vous indiquez des prix trop bas, vous aurez des difficultés à réaliser votre projet par la suite. S'ils sont trop élevés, le donateur pourrait s'en apercevoir et ne pas vous accorder la subvention. Soyez réaliste dans votre budget.

6. Assurez-vous de tout inclure

Il existe de nombreuses les types de coûts que vous pouvez et devez inclure dans votre budget. Veillez à les prendre tous en compte. Avez-vous inclus le transport, la nourriture pour les ateliers, la papeterie, les salaires des formateurs ? Toutes ces choses coûtent de l'argent et doivent être incluses dans le budget. Si vous devez montrer un copaiementVous pouvez également inclure les contributions de vos bénéficiaires, même si elles sont en nature ou sous forme de travail.

7. Faire de la rédaction du budget une activité de groupe

N'écrivez pas le budget tout seul. Une seule personne doit diriger le projet, mais vous devez solliciter la contribution de plusieurs personnes au sein de votre organisation. Vous risquez d'oublier quelque chose ou de manquer de connaissances détaillées dans certains domaines. Profitez de la combinaison des connaissances de votre organisation.

8. Pensez à l'inflation et aux taux de change

Lors de la rédaction d'un budget pour un proposition de projet vous devez garder à l'esprit les changements de prix. Si vous vivez dans un pays où le taux d'inflation est élevé ou si vous travaillez dans un domaine où les prix des fonds de commerce sont susceptibles d'augmenter, prévoyez une marge à cet effet dans votre proposition. Il en va de même pour les taux de change. Si vous devez rédiger votre proposition dans une autre devise, veillez à prévoir une marge pour les éventuelles variations du taux de change.

9. Expliquer les coûts extraordinaires

Veillez à ce que votre budget soit explicite. Si vous avez besoin de plus d'explications, assurez-vous qu'elles sont là et faciles à trouver. Les coûts extraordinairement élevés doivent faire l'objet d'une attention particulière pour que votre donateur ne pense pas que vous essayez d'en tirer profit.

10. Faites relire votre budget par quelqu'un dans le cadre de votre proposition

Tout comme la proposition de projet, votre budget doit également relecture. Nous avons déjà parlé de l'importance d'avoir les bons chiffres. Il est également important que votre budget s'inscrive dans votre proposition. Il arrive que vous rédigiez le budget en premier et que vous oubliiez d'ajouter une activité par la suite. Veillez à ce que quelqu'un examine l'ensemble de la proposition en tant qu'entité avant de la soumettre.