Formule de financement - Étape 6
Rédaction d'une proposition gagnante
- Ce que vous devez savoir lors de la rédaction d'une proposition de financement
La rédaction d'une proposition est un processus concurrentiel qui va bien au-delà de la simple énumération de mots pour convaincre un donateur de confier à votre association membre le financement de la mise en œuvre d'un projet, de la fourniture de biens ou de la prestation de services. L'élaboration d'une proposition gagnante implique la planification, la recherche, la rédaction, l'examen et le suivi. Même des erreurs mineures peuvent entraîner la disqualification d'une proposition.
- Définir et aligner les objectifs
L'objectif à court terme de votre association membre est probablement d'obtenir un financement grâce à votre proposition ! Mais votre association membre a également des missions à plus long terme, et chaque possibilité de financement a également un objectif. Pour élaborer des propositions gagnantes, il est important de s'appuyer sur son objectif premier - cela doit être démontré dans chaque proposition.
Votre équipe de proposition doit indiquer clairement comment la mission de votre association membre s'aligne sur les objectifs de l'opportunité de financement : "Comment les capacités de notre association membre s'alignent-elles avec ce que ce donateur veut accomplir ? Comment pouvons-nous montrer que nous sommes motivés pour atteindre les mêmes résultats qu'eux et que nous disposons des meilleurs moyens pour y parvenir ? En gardant cet alignement à l'esprit, votre équipe de proposition peut tisser un récit convaincant et unique dans sa proposition qui fera comprendre que votre association membre et le donateur sont bien adaptés.
- Raconter une histoire claire et cohérente
Le contenu technique ne doit pas noyer le récit : c'est l'aspect le plus susceptible de convaincre un donateur que votre projet mérite un investissement. Demandez-vous si votre proposition raconte une histoire : elle doit refléter les principes organisationnels, l'expertise, et les résultats et impacts basés sur des preuves pour améliorer la vie de vos bénéficiaires.
Les propositions doivent également articuler clairement votre théorie du changement. Expliquez comment votre association membre atteindra les résultats souhaités par le donateur d'une manière captivante et engageante, et elle se distinguera des autres.
- Faites examiner votre proposition
Plus votre association membre est expérimentée dans la rédaction de propositions, plus vous pouvez facilement faire des erreurs ! Les erreurs grammaticales, une mauvaise syntaxe ou de simples incohérences dans la rédaction ne sont pas acceptables. Assurez-vous que quelqu'un d'autre - en particulier des experts compétents - examine et critique votre proposition.
Les incohérences peuvent aller de différences de style d'écriture, lorsque différents collègues contribuent à différentes parties d'une proposition, à des différences sémantiques dans le vocabulaire. Des choses simples peuvent être source de confusion pour les lecteurs de propositions, comme la référence à la même composante d'une proposition en tant que projet, programme ou initiative à différents endroits, ou l'utilisation de titres différents pour les sections de la proposition. Soyez cohérent !
Dans la mesure du possible, des experts compétents doivent relire votre proposition. Demandez à des collègues expérimentés de lire et de donner leur avis sur les parties d'une proposition qui relèvent de leur domaine de compétence.
- Suivre les règles
Les propositions et les processus de soumission sont régis par des règles et des procédures détaillées. Si vous ne respectez pas ces règles, votre proposition sera facilement disqualifiée. Pour éviter de perdre des possibilités de financement, assurez-vous de bien comprendre les règles régissant l'organisation, le contenu et le formatage de votre proposition.
Être avant tout conforme et créatif lorsque c'est possible Vérifiez que la proposition est dans le bon format, qu'elle a la bonne orientation, les bons espaces, les bonnes polices de caractères. Vous voulez rédiger une bonne histoire, mais dans les limites des règles et procédures du donateur.
- Intégrer le retour d'information dans les nouvelles propositions
Le fait de rater une occasion la première fois ne doit pas décourager les efforts futurs. Demander un retour d'information et améliorer la soumission pour le prochain cycle de financement peut augmenter les chances d'être pris en considération. Le retour d'information vous permet de voir ce que vous avez manqué dans la soumission précédente et contribue à améliorer les propositions ultérieures. Votre association membre doit procéder à un examen après action après chaque proposition afin que vous puissiez apprendre ce qu'il faut faire différemment la prochaine fois.
- Imprimer une copie de la proposition pour examen
Assurez-vous que votre proposition répond aux attentes du donateur : imprimez et examinez la proposition avant de la soumettre, en vous assurant que les marges, les polices de caractères, etc. sont correctes et que tout correspond à la page imprimée. Une marge ou une mise en page incorrecte peut entraîner la disqualification de la proposition. Une session d'examen de la proposition imprimée, à laquelle participe toute l'équipe, est une bonne "vérification finale" à effectuer avant la soumission.
- Soumission
Avant de soumettre une proposition, examinez la méthode de soumission. Certains donateurs acceptent les propositions par courrier électronique, d'autres exigent qu'elles soient soumises via un portail. Familiarisez-vous avec le système avant la date limite de soumission. Un compte individuel est-il nécessaire pour chaque proposition ? Avez-vous signé le document ? Les caractères sont-ils limités ?
Assurez-vous que votre demande est aussi organisée et irréprochable que possible
- Éléments des meilleures propositions de projet
En plus de convaincre le donateur que votre association membre vaut le risque et que le projet mérite d'être financé, les propositions définissent également le cadre du projet et les critères en fonction desquels son succès ou son échec sera mesuré. Ces propositions peuvent être rejetées pour des erreurs factuelles ou un manque de synergie entre les objectifs de votre projet et les priorités du donateur. Voici quelques éléments qui peuvent transformer de bons documents d'appel d'offres en propositions de projet gagnantes.
- Complet mais concis
Votre proposition doit répondre aux questions du donateur, notamment le montant du financement, les bénéficiaires, le calendrier et les buts et objectifs.
La proposition doit être complète et bien rédigée, facile à lire et pertinente. Des descriptions décousues et de longues explications perdront l'intérêt de l'examinateur. Utilisez des descriptions accrocheuses et des phrases d'action, et ne vous encombrez pas de trop de détails et d'informations inutiles. Reléguez en annexe les détails tels que le financement, le calendrier et le personnel. Votre proposition doit contenir toutes les informations demandées par le donateur, ni plus ni moins. Si vous joignez des pièces justificatives et des références, mais que le donateur ne les a pas demandées, ces dossiers supplémentaires peuvent être ignorés.
- Adapté à un donateur spécifique
Faites vos recherches ! Renseignez-vous sur le projet faisant l'objet de l'appel d'offres et sur l'organisme de financement. Visitez le site web du donateur pour en savoir plus sur sa mission et sa vision, ses buts et ses objectifs. Qu'est-ce que le donateur a déjà financé, quels sont les secteurs qu'il soutient habituellement ? Si ces informations sont accessibles au public, analysez les autres propositions que le donateur a reçues pour vous donner une meilleure idée de ses attentes.
Contactez le donateur pour obtenir plus d'informations sur l'appel d'offres : préparez et posez des questions claires et réfléchies, rédigez la proposition en fonction des besoins et des exigences de l'organisme de financement. Si vous découvrez que le donateur finance déjà une organisation qui met en œuvre un projet similaire au vôtre, envisagez plutôt un partenariat avec cette organisation.
- Utiliser la langue du donateur et le format de proposition préféré
Si vous avez fait vos recherches, vous connaissez les termes ou les phrases que le donateur utilise lorsqu'il décrit les projets qu'il veut financer. Utilisez le même langage pour convaincre le donateur que votre proposition correspond bien à ses buts et objectifs. Mais prenez le temps de comprendre la signification de ces mots à la mode !
Lors de la rédaction de la proposition, vérifiez si le donateur a spécifié un format. Un résumé d'une page est-il nécessaire, avec une proposition détaillée plus tard ? A-t-elle un format standard avec des titres fixes ? Certains donateurs n'exigent aucun format, ce qui signifie que vous pouvez décider des informations que le donateur jugera les plus utiles.
- Ne pas abuser du jargon et des acronymes
L'utilisation du langage du donateur peut aider à montrer que les buts et objectifs de votre association membre sont similaires aux leurs ; cependant, évitez d'utiliser trop de jargon technique et organisationnel. En outre, ne supposez pas que le lecteur comprend tous les acronymes et abréviations utilisés par la communauté du développement : assurez-vous que l'annexe contient un glossaire expliquant la signification des acronymes.
- Factuelle, spécifique et sans erreur
Utilisez des faits pour faire valoir votre point de vue. Une histoire humaine sans preuves corroborantes, et des déclarations basées sur des généralités, ne vous gagneront pas de faveurs. Soyez précis dans vos affirmations, et indiquez vos sources de données et de faits dans des notes de bas de page. Fournissez des ventilations budgétaires détaillées pour les demandes de financement. Vérifiez l'exactitude de tous les calculs. Assurez-vous que tous les chiffres mentionnés dans le document principal, les tableaux et l'annexe correspondent.
- Mettez en valeur les antécédents et la crédibilité de votre association membre
Ne présumez pas que le donateur sait tout sur votre association membre, ce que vous faites et dans quels secteurs vous travaillez : donnez un bref aperçu de votre association membre, y compris sa mission et sa vision, ses buts et ses objectifs. Mettez en évidence les communautés qu'elle sert, sa structure de gouvernance et ses points forts :
- le niveau d'expertise des membres du personnel qui seront impliqués dans le projet
- les mises à jour et les résultats de projets similaires mis en œuvre dans le passé
- l'impact du projet sur la communauté
- la manière dont le budget a été géré
- comment les activités ont été mises en œuvre
- comment les résultats du développement ont été mesurés
Si votre association membre est nouvelle, demandez aux groupes de la société civile et aux professionnels du développement, ou à d'autres donateurs, de se porter garants de votre crédibilité ; les cabinets d'experts-comptables peuvent confirmer que vous avez mis en place de bons systèmes financiers. Mettez en avant l'expérience, les points forts et les antécédents de votre équipe de direction.
- Fixe des objectifs, des calendriers et des budgets réalistes
Ne promettez pas plus que ce que votre association membre peut offrir, que ce soit en termes de calendrier, de résultats, de budget ou de membres de votre personnel. Tenez compte des facteurs locaux et des procédures bureaucratiques pour vous assurer que les objectifs peuvent être atteints dans le délai convenu. Évaluez correctement les compétences et les capacités des membres du personnel qui mettront en œuvre le projet et intégrez la formation, si nécessaire, dans le calendrier.
Ne sous-estimez pas le financement nécessaire pour les salaires du personnel, le soutien technologique, l'infrastructure, les frais de voyage et le fonctionnement. Les demandes de financement peu élevées indiquent à un examinateur que votre association membre ne dispose pas d'une évaluation réaliste de ce qu'il faut pour mettre en œuvre le projet dans les délais et le budget prévus.
L'annexe peut comprendre une ventilation détaillée de la manière dont le budget sera alloué et des pièces justificatives pour justifier les coûts prévus. N'incluez pas d'éléments qui ne sont pas pertinents pour le projet.
- Suit les lignes directrices et les instructions
Lisez attentivement les directives à l'intention des donateurs et assurez-vous que tout est respecté, même si vous pensez qu'elles n'ont pas de sens ou qu'elles sont répétitives. Clarifiez les instructions avec le donneur si quelque chose n'est pas clair. Ne soumettez pas de propositions pour des projets qui ne correspondent pas aux priorités sectorielles et géographiques du donateur et ne demandez pas d'éléments qui ne sont pas dans le champ d'application du projet. Respectez tous les formats prescrits par le donateur pour l'ensemble de la proposition et pour les sections spécifiques. Inclure toutes les exigences du donateur dans la proposition.
- Offre un plan de durabilité solide
Les donateurs sont plus susceptibles de financer votre projet lorsqu'il existe un plan pour garantir la poursuite du projet une fois le financement épuisé. Si votre association membre collaborera avec d'autres organismes pour la mise en œuvre du projet, indiquez une stratégie pour maintenir cette collaboration au-delà de la période de subvention. Il doit y avoir un plan solide en place qui est inclus dans les objectifs du projet. Il ne suffit pas de dire que votre association membre recherchera d'autres financements une fois que les fonds de la subvention auront été épuisés.
La rédaction des propositions de projet gagnantes exige une planification minutieuse et une attention particulière aux détails. Mais avoir tous ces éléments dans votre proposition ne servira à rien si le donateur ne la reçoit pas à temps ! N'attendez pas la date limite pour soumettre votre proposition. Le donateur sera inondé de soumissions de dernière minute qui pourraient entraîner des problèmes techniques susceptibles de retarder la livraison de votre dossier de candidature.