Formule de financement, étape 5
Organiser et planifier une réunion de donateurs
- Pourquoi organiser une réunion de donateurs
Une réunion de donateurs est l'occasion de réunir les donateurs existants et potentiels, que ce soit pour quelques heures, un jour ou deux jours. Elle peut être une bonne occasion de :
- partager avec les donateurs certains des principaux développements de votre association membre
- demander à vos donateurs de contribuer, par exemple, au nouveau cadre stratégique de votre association membre ou à un nouveau programme que vous prévoyez
- demander à vos donateurs actuels de soutenir le travail de votre association membre auprès de donateurs potentiels ou nouveaux
- Avant de commencer à planifier
Lorsque vous planifiez une réunion pour les donateurs actuels et potentiels de votre association membre, il est important de prendre en compte pourquoi vous le planifiez et ce que vous voulez réaliser. Le succès d'une réunion de donateurs dépend de la clarté des raisons pour lesquelles vous l'organisez et de l'évaluation de la manière dont elle contribuera à atteindre les objectifs stratégiques de votre association membre. Pensez-y :
Q. Pourquoi voulez-vous accueillir une réunion de donateurs ?
Il est utile de bien réfléchir à ce qu'une réunion de donateurs permettrait de réaliser pour votre association membre, et à la manière dont une réunion de donateurs contribuera spécifiquement aux objectifs et plans programmatiques déclarés de votre association membre.
Q. Quel est l'objectif ?
Quel serait le message principal de votre association membre à vos donateurs ? Qu'est-ce que votre association membre souhaite obtenir de vos donateurs ou donateurs potentiels ? Comment votre association membre - et sa stratégie opérationnelle - bénéficieront-elles d'une réunion de donateurs ?
En fonction de l'objectif de la réunion, examinez quel type de réunion est le plus approprié. Une réunion d'une heure avec un petit nombre de personnes est peut-être appropriée, ou un événement plus important et plus formel est peut-être nécessaire.
Q. Comment les donateurs bénéficieront-ils d'une réunion ?
N'oubliez pas que leur temps est limité et précieux, c'est pourquoi vous devez vous assurer que les donateurs savent pourquoi ils sont invités à passer du temps avec votre association membre et ce qu'ils sont susceptibles d'en retirer.
- Planification d'une réunion de donateurs
3.1 Un cadre logique rapide vous aidera
La mise en place d'un court cadre logique aidera votre association membre à se concentrer sur les raisons pour lesquelles vous prévoyez une réunion de donateurs, sur ce que vous espérez réaliser et sur la façon dont vous savez que vous y êtes parvenu. Votre cadre logique doit donc comprendre : un objectif, des résultats clés, des produits clés, des activités.
N'oubliez pas d'ajouter quelques indicateurs afin de pouvoir mesurer le succès de l'événement. Cela peut maintenant constituer votre cadre logique. Un exemple pourrait ressembler à ceci :
| Objectif | Indicateurs clés |
| Pour accroître l'intérêt des donateurs et le financement de votre association membre | # des possibilités de financement est augmenté $ de la valeur du financement des donateurs est augmenté |
| Résultat | |
| Augmenter le nombre et la diversité des donateurs pour votre association membre | # des donateurs intéressés à fournir un soutien accru # de types de donateurs apportant un soutien accru |
| Résultats | |
| Pour démontrer la crédibilité de votre association membre | La crédibilité est incluse dans votre présentation aux donateurs, dans vos discussions avec les donateurs et dans les documents que vous leur donnez : voir les listes de contrôle de la crédibilité à l'étape 2 |
| Pour démontrer la pertinence de votre association membre | La pertinence est incluse dans votre présentation aux donateurs, dans vos discussions avec les donateurs et dans le paquet de matériel que vous leur donnez : voir les listes de contrôle de la pertinence à l'étape 3 |
| Accroître la visibilité de votre association membre et faire connaître votre travail | # nouveaux domaines d'activité de votre association membre, ou nouveaux programmes, dont vos donateurs ont désormais connaissance |
| Pour établir et renforcer les relations de votre association membre avec les donateurs et les partenaires | Les renseignements que vous avez recueillis au cours de la réunion des donateurs et qui vous aideront à élaborer votre stratégie de mobilisation des ressources ou à identifier les possibilités de financement pour votre association membre |
| Activités | |
| Discours d'ouverture par un donateur existant pour soutenir le travail de votre association membre auprès des donateurs potentiels | Discours principal prononcé par le(s) donateur(s) actuel(s) |
| Partagez le nouveau cadre stratégique de votre association membre | Le nouveau cadre stratégique est inclus dans votre présentation et dans les discussions de la réunion |
| Présenter des approches nouvelles/innovantes pour la fourniture de services de santé sexuelle et reproductive par votre association membre | De nouvelles approches sont incluses dans votre présentation et dans les discussions de la réunion |
| Partagez les victoires récentes en matière de défense des droits et le rôle que votre association membre y a joué | Les victoires en matière de défense des intérêts sont incluses dans votre présentation et dans les discussions de la réunion |
3.2 La liste des invités
Réfléchissez bien à la personne que vous allez inviter. Réfléchissez à ce qui suit :
Q. Quels donateurs, donateurs potentiels et partenaires allez-vous inviter, et pourquoi ?
Comment ces donateurs et leur participation contribueront-ils au succès de la réunion ? Quel sera leur(s) rôle(s) ? Faites des recherches approfondies sur des sites web tels que LinkedIn pour obtenir des informations professionnelles sur vos invités.
Q. Quels messages voulez-vous leur transmettre ?
Réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour vos donateurs et à la manière dont ils bénéficieront des messages que vous leur ferez passer.
3.3 Encourager la participation de vos donateurs
Un thème ou une accroche encouragera un donateur à assister à la réunion :
- le thème pourrait, par exemple, se rapporter à un jour férié ou à une date intéressante pour laquelle la réunion est prévue - un événement spécial tel que la Journée internationale de la femme (8 mars), la Journée internationale de la petite fille (11 octobre), la Journée mondiale du SIDA (1er décembre) - choisissez un thème qui convient à l'événement de votre association membre et qui peut également avoir une signification particulière pour les donateurs
- l'accroche de la réunion signifie que - si les intérêts et les priorités des donateurs sont étroitement liés, ils sont plus susceptibles d'y assister
3.4 Quelques tâches et conseils pratiques
Avant la réunion :
- choisir un lieu/hôtel : les invités passent-ils la nuit ici ?
- rédiger une liste d'invités
- envoyer un courriel "Save the Date" à tous les clients éventuels, avec un formulaire d'acceptation, des informations sur le lieu/ l'hôtel et un Date limite pour recevoir les RSVP
- une fois que toutes les réponses ont été reçues, la liste de présence peut être créée : ce document Excel est important pour aider à envoyer des courriers électroniques aux invités, préparer les badges nominatifs, et doit contenir les informations suivantes sur les participants : pays, nom complet, organisation, fonction, adresse électronique, toute autre note
- des RSVP, planifier avec le lieu/hôtel tous les préparatifs de la réunion :
- nombre de délégués
- négocier les tarifs
- décider de la disposition de la salle, par exemple, sera-t-elle de style cabaret/café, en forme de U ?
- tous les besoins audiovisuels
- la réception ou le déjeuner à organiser ; s'il y a des exigences diététiques - n'oubliez pas les boissons ainsi que la nourriture
- si des intervenants (donateur, gouvernement, membre du conseil d'administration, bénévole ?) sont invités, s'assurer que tous leurs besoins logistiques sont satisfaits, c'est-à-dire que le transport et l'hôtel sont réservés
- un élément central pour le succès de la réunion est un ordre du jour bien pensé et planifié
- une fois qu'un ordre du jour ferme a été créé, un dossier des participants contenant toutes les informations logistiques et l'ordre du jour peut être distribué aux donateurs (vous devez toutefois noter aux donateurs que l'ordre du jour peut changer)
- En fonction de l'ordre du jour, les principaux orateurs/présentateurs devront commencer à préparer le contenu de leurs présentations :
- disposer d'un modèle Powerpoint afin que toutes les présentations soient uniformes et organisées
- il est également conseillé d'avoir des "diapositives d'attente" pour que, lorsque les orateurs ne font pas de présentation, un arrière-plan professionnel apparaisse
- sur la base de la présence des donneurs, créer un document confidentiel de biographie du donneur pour usage interne uniquement ; cela est utile pour votre association membre car cela permet une conversation plus ciblée
- Il faut beaucoup de préparation juste avant que la réunion des donateurs n'ait lieu, par exemple :
- vérifiez toutes les pauses et les déjeuners avec l'hôtel et assurez-vous que cela correspond à votre agenda
- s'assurer que toutes les exigences en matière d'audiovisuel sont en place
- s'assurer que toutes les plaques et tous les badges nominatifs sont imprimés et prêts
- assurez-vous qu'un bon questionnaire d'évaluation est créé, afin de pouvoir juger des réactions des invités
- s'assurer que tous les documents, présentations, ordres du jour, etc. sont imprimés en couleur et reliés si nécessaire
- s'assurer que tout le matériel de marketing et de mobilisation des ressources est prêt à être apporté sur place, par exemple, que tout le matériel est prêt et emballé, avec tout le matériel de papeterie supplémentaire
- s'assurer que toutes les présentations et tous les discours sont prêts et, dans certains cas, imprimés pour que les donateurs puissent les emporter avec eux
- si vous présentez des films, assurez-vous que cela est intégré dans les présentations Powerpoint et que vous disposez d'un technicien audiovisuel qui peut vous aider pour toute exigence audiovisuelle et tout problème informatique ou technique
- s'assurer que le plan de table est en place et que chaque délégué en a une copie à son entrée
- si vous distribuez des clés USB ou d'autres cadeaux publicitaires, assurez-vous qu'ils sont prêts, par exemple, que les clés USB sont chargées à l'avance, car cela peut prendre du temps !
- organiser une prise de notes pour la réunion et s'assurer que vous avez suffisamment d'ordinateurs portables pour l'événement
Pendant la réunion :
Veillez à disposer d'un personnel administratif pour vous aider à répondre à toute demande, par exemple en ce qui concerne la température ambiante, l'impression, la distribution de documents, la sauvegarde de présentations de dernière minute, etc.
Après la réunion :
Assurez-vous d'avoir du personnel pour distribuer - et collecter - les formulaires d'évaluation ; et assurez le suivi de toute information ou demande des donateurs dès que possible.